オフィス移転における総務のタスク一覧｜役割や移転をスムーズに進めるポイントを紹介

オフィス移転における総務の役割

オフィス移転では、総務が中心となって対応するケースが一般的です。総務は各部署や外部業者との調整を行いながら、プロジェクト全体を横断的に管理する役割を担います。

総務の業務は多岐にわたりますが、近年では「ファシリティマネジメント」の重要性が高まっています。ファシリティマネジメントとは、経営的視点に立ってオフィス環境を整備することを指します。オフィス移転では、単に引っ越し作業をスムーズに進めるだけでなく、コストを抑えつつ、移転後の新オフィスの効率的な稼働を実現することが求められます。そのためには、事前に入念な移転計画を立てることが欠かせません。

本記事では、オフィス移転前とオフィス移転後のフェーズに分けて、それぞれのタイミングで必要となるタスクを解説していきます。

オフィス移転前における総務のタスク一覧

はじめに、オフィス移転前に総務が行うべきタスクについて解説していきます。

移転計画とスケジュールの策定

まずは、オフィス移転を行う目的を明確にすることが重要です。目的が定まっていないと、新オフィスに求める要件や判断基準が曖昧になり、必要なタスクを整理しにくくなります。目的を明確にしたら必要なタスクを洗い出し、全体のスケジュールを策定していきましょう。なお、移転プロジェクトでは予期せぬトラブルが発生することもあるため、柔軟に対応できるように、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。

原状回復工事の手配

退去時には、原則として原状回復工事が必要になります。工事はオフィスの解約日までに完了していなければならないため、指定業者の有無を確認し、早めに業者に依頼して見積もりを取得しておきましょう。

また、居抜き退去ができれば、原則として原状回復工事が不要になるケースもあり、退去時のコストを抑えられます。居抜き退去を行うには貸主の承諾が必要となるため、できるだけ早い段階で相談することが重要です。

【居抜き退去について詳しく知りたい方はこちら】
原状回復無しで居抜き退去するルールとは？費用や流れを事例付きで解説

新オフィスの契約

移転先のオフィスを検討する際は、賃料や面積、契約期間、立地条件などをしっかり確認することが大切です。あわせて、契約前に現地を確認し、設備や周辺環境に問題ないかをチェックしておきましょう。移転先が正式に決定したら、新オフィスの契約手続きを行います。

初期費用を抑えたい場合は、居抜きオフィスを選択肢に入れるのも有効です。前テナントが使用していた内装や家具などをそのまま引き継いで入居できるため、内装工事費や家具購入費を大幅に削減でき、スピーディーな移転を実現できます。

【居抜きオフィスについて詳しく知りたい方はこちら】
居抜きオフィスはなぜ人気？セットアップオフィスの違いやメリット・優位性とは

旧オフィスの解約手続き

移転時期が決まったら、旧オフィスの解約手続きを行います。解約予告の期限は契約内容によって異なるため、事前に賃貸借契約書を確認しておくことが重要です。期限を過ぎると追加費用が発生する可能性もあるので、期限内に余裕をもって進めましょう。

レイアウト設計・工事手配

内装デザインやレイアウトなどのオフィス設計を行います。必要なスペースや新オフィスに対する要望を各部署にヒアリングし、業務効率や働きやすさを考慮しながら設計に反映することが重要です。オフィス設計は自社で対応することも可能ですが、専門業者に依頼することで、自社の働き方や目的に合った最適なプランを提案してもらえます。オフィス設計の内容が決定したら、内装工事の手配を行いましょう。

【内装工事について詳しく知りたい方はこちら】
オフィス移転内装工事の費用・流れ・成功ポイントを解説

オフィス家具・OA機器の選定・発注

移転後すぐに業務を開始できるよう、オフィス家具やOA機器の選定・発注も事前に進めておく必要があります。まずは旧オフィスから継続して使用できるものを確認し、不足するものについては新たに手配を行います。購入とリースのどちらが適しているかを比較し、コストや運用面を踏まえて検討することが大切です。

インフラ手配

移転後すぐに業務を開始できるように、電気・水道・ガスに加え、セキュリティ設備やインターネット・電話回線などのインフラ整備を事前に進めておく必要があります。なお、業者が指定されている場合もあるため、あらかじめ管理会社に確認しておくと安心です。工事内容によっては完了までに時間がかかることもあるので、余裕をもって早めに手配しましょう。

【オフィスのセキュリティ対策について詳しく知りたい方はこちら】
オフィスセキュリティ対策を徹底解説！安全な職場環境を実現する方法

引っ越し業者の選定・手配

レイアウト設計やオフィス家具の手配などが準備できた段階で、引っ越し業者の選定を行います。複数の業者から見積もりを取り、費用面や作業内容などを比較したうえで、信頼できる業者を選ぶことが重要です。

なお、物件選定から引っ越しまでを一括で依頼できる業者なら、引っ越し業者を選定する手間を削減でき、スムーズかつスピーディーに移転を実現できます。そのため、オフィス移転を検討する段階から早めに業者へ相談しておくと良いでしょう。

【外注先の選び方について詳しく知りたい方はこちら】
オフィス移転を成功させるには？外注先の選び方やスケジュールを紹介！

社内周知・取引先への連絡

社内への周知は移転予定日の2～3ヶ月前を目安に行うのが一般的です。また、移転の1ヶ月前には社内説明会を実施し、具体的なスケジュールや当日の流れ、注意事項などを共有します。従業員の不安や混乱を軽減するためにも、丁寧な説明を行うことが重要です。取引先や関係会社への案内についても、移転の2～3ヶ月前を目安に通知できるように準備を進めておきましょう。

社内マニュアルの整備

社内向けの移転マニュアルを作成し、各部署が必要な準備を円滑に進められるように通知を行いましょう。マニュアルには移転目的、新オフィスのデザインやレイアウト、部署ごとの役割分担、移転当日のスケジュールなどを整理して記載します。

各種届出の準備

移転時には、各種書類の提出や住所変更・郵便物の転送手続きなどが必要になります。移転前後で必要となる手続きが異なるため、あらかじめ提出内容・場所・期限などを確認し、期限内に提出できるように準備しておくことが大切です。

【必要な手続きについて詳しく知りたい方はこちら】
会社の住所変更手続きを徹底解説！必要な届け出や書類を一覧で紹介

ホームページや書類・備品の変更準備

オフィス移転に伴い、ホームページの情報も更新する必要があります。あわせて、旧住所が記載された名刺や封筒、会社案内などの書類・備品についても確認し、移転当日から新住所の情報に切り替えられるように準備を進めておくことが大切です。

オフィス移転後における総務のタスク一覧

次に、オフィス移転後における総務が行うべきタスクについて解説していきます。

旧オフィスの引き渡し

管理会社に連絡し、旧オフィスの引き渡しを行いましょう。基本的には、原状回復工事が始まる前までに引き渡しを行うケースが一般的です。正式に引き渡しが完了すれば、旧オフィスに関する一連の対応タスクは終了となります。

環境確認と社内フォローアップ

オフィス移転後は、通信回線や電話、電気・水道・ガス、空調など業務に必要な設備が問題なく利用できるかを確認します。あわせて、入退室管理や防犯カメラなどのセキュリティ設備についても動作確認を行い、不具合が見つかった場合は迅速に対応することが重要です。また、家具や設備の配置、ネットワーク環境、共用スペースの使いやすさなどについて、各部署からヒアリングを行うことも欠かせません。実際の運用で見えてきた課題を把握し、必要に応じて改善を行うことで、より快適で働きやすいオフィス環境を整えられます。

オフィス移転で総務のタスクをスムーズに進めるポイント

オフィス移転はタスクが多岐にわたるため、円滑に進めるには事前の準備や工夫が欠かせません。ここでは、オフィス移転で総務のタスクをスムーズに進めるためのポイントを3つ解説します。

プロジェクトチームの立ち上げと役割分担を行う

オフィス移転では総務が中心となって全体を管理しますが、すべてを総務で対応する必要はありません。スムーズにプロジェクトを進めるには、法務・経理・人事・ITなどの各部署から人員を集め、プロジェクトチームを編成することが重要です。専門知識が必要な業務を各部署と分担することで、効率的かつ安全にプロジェクトを進められるようになります。

総務は各部署の業務を横断的に管理し、スケジュール調整や情報共有を行うことで、プロジェクト全体を円滑に進める役割を果たします。

チェックリストを活用する

オフィス移転では、対応すべきタスクが数多く発生します。必要な作業をチェックリストとして整理し、タスクを一覧で管理することで、対応漏れや進行遅延を防ぎながら計画的に移転を進めやすくなります。

【チェックリストを活用したい方はこちら】
【徹底解説！】オフィス移転のチェックリストを時系列ごとに紹介！

一気通貫で支援してくれるオフィス移転業者に依頼する

オフィス移転では、総務のタスクは多岐にわたります。関わる外部業者が増えるほど見積もり確認や発注調整などのやりとりも多くなり、結果として担当者の負担も増大しやすくなります。こうした負担を軽減する方法として、物件選定からプランニング、内装施工、引っ越しまでをワンストップで対応してくれる業者に依頼するのが有効です。窓口を一本化できるため、負担を軽減し、効率的に移転を進めやすくなります。

当社が支援したオフィス移転の事例

つながるオフィスでは、居抜き退去と居抜き入居を同時並行で実施した「W居抜き」の事例があります。規模拡大に伴って現在のオフィスが手狭になったことをきっかけに移転を決意し、信頼感やグレード感を重視しながら、居抜き物件に絞って移転先を検討されました。

移転先には、前テナントが使用していた家具や事務用品がほぼ残されており、オフィスの状態も良好だったため、そのまま活用できる環境が整っていました。その結果、新たな家具購入費や内装工事費を大幅に削減でき、コスト・期間ともに最低限で移転を実現できました。

一方で、W居抜きは通常の移転に比べて難易度が高く、注意点もあります。入居先に残されている設備や備品を早い段階で確認し、自社が持って行くものと残していくものを整理しなければなりません。W居抜きを実施する際は総務のタスクが増えやすく、確認・調整すべき点も多いので注意しておきましょう。

株式会社Japan Asset Management「入居＆退去の『W居抜き移転』実例をご紹介①／入居成功例」

株式会社Japan Asset Management「入居＆退去の『W居抜き移転』実例をご紹介②／居抜き退去はココに注意！」

まとめ

オフィス移転では、総務が対応するタスクは多岐にわたります。円滑に進めるためには、プロジェクトチームを立ち上げて役割分担を行い、チェックリストを活用しながらタスクを整理・管理することが重要です。また、移転実績が豊富な業者に依頼するのも有効な方法です。

つながるオフィスは、居抜きオフィスを中心に移転実績が豊富です。首都圏を中心に全国1,000件以上の物件情報を掲載しており、ご希望の条件に合った物件をご紹介しています。また、物件選定から引越しまで一気通貫で実施しますので、総務ご担当者様の負担軽減にも役立ちます。ぜひお気軽にお問い合わせください。