【チェックリスト付き！】オフィス移転のタスクを時系列ごとに一覧で紹介！

オフィス移転時のチェックリスト

オフィス移転時にやることをまとめたチェックリストは下記の通りです。今回は、中規模オフィスを目安にしたリストになります。

カテゴリ	チェック項目
6ヶ月前までにやること	□ オフィス移転プロジェクトの立ち上げをする
	□ 現在の課題と移転の目的を明確にする
	□新オフィスのコンセプトや要件を定める
	□ オフィス移転のスケジュールを決める
	□オフィスの移転サービスを決める
	□ 現在のオフィスの解約通知をする
	□ オフィス退去時の条件・費用を確認する
	□ 移転先のオフィスを選定する
4ヶ月前までにやること	□ 内装業者との打ち合わせをする
	□ オフィスの内装・デザインを決める
	□オフィスのレイアウトを決める
	□ 工事を手配する
	□ オフィス家具を手配する
	□インフラ設備を手配する
2ヶヵ月前までにやること	□ 社内周知をする
	□ 取引先へオフィス移転の連絡をする
	□書類や備品などの住所変更準備を行う
	□ 関係省庁などへ届け出が必要な書類を準備する
1ヶ月前～当日にやること	□ 内装の最終調整をする
	□ オフィス家具の搬入・立ち会いをする
	□ホームページに移転告知を掲載する
移転後にやること	□退去するオフィスの引き渡しをする
	□ 移転後に届け出が必要な書類を提出する
	□ 社員へのフォローアップをする
	□ オフィス移転プロジェクトの振り返りを実施する

以下では、オフィス移転を成功させるためのチェックリストについて段階別に詳しく解説します。各項目をしっかりと確認し、スムーズな移転を実現しましょう。

オフィス移転の6ヶ月前までにやることのチェックリスト

オフィス移転の6ヶ月前までにやることは以下の通りです。

カテゴリ	チェック項目
6ヶ月前までにやること	□ オフィス移転プロジェクトの立ち上げをする
	□ 現在の課題と移転の目的を明確にする
	□新オフィスのコンセプトや要件を定める
	□ オフィス移転のスケジュールを決める
	□オフィスの移転サービスを決める
	□ 現在のオフィスの解約通知をする
	□ オフィス退去時の条件・費用を確認する
	□ 移転先のオフィスを選定する

各項目について詳しく説明します。 

オフィス移転プロジェクトの立ち上げをする

オフィス移転をするには、何といってもプロジェクトの立ち上げが必要です。全社一丸となってオフィス移転に取り組むには、適切なチーム編成と明確な役割分担が欠かせません。総務部門だけでなく、人事やIT、経理など複数部署からメンバーを集め、普段の業務領域に応じて以下のように役割分担を行いましょう。

オフィス関連チーム	オフィス選定業務や内装工事の取りまとめなど、移転に関わる全体調整を行う
事務対応チーム	契約書関連の管理や移転に伴う関係機関への届け出・手続きの取りまとめを行う
情報機器・システム関連チーム	社内で使用する情報機器や情報システムの管理、移設・設定作業の取りまとめを行う

現在の課題と移転の目的を明確にする

移転を行う目的を明確にしましょう。移転の目的が曖昧なままだと、移転先のオフィスに求める要件や方向性が定まらず、計画全体の方針がブレてしまいます。目的を明確にするには、現在のオフィスが抱える課題を洗い出すのが有効です。たとえば、賃料負担の軽減、従業員の増加に伴うスペース不足、アクセスの悪さなどが挙げられます。これをもとに、移転先で解決したい問題を具体的にリストアップし、移転のゴールを明確にします。 また、従業員へのヒアリングやアンケートを実施し、現場の視点から課題を把握することも重要です。現場の声を反映することで、実態に即したオフィス移転計画を立てることができます。

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新オフィスのコンセプトや要件を定める

設定した目的をもとに、新オフィスのデザインや機能面の方向性を定めましょう。「開放感のある空間」「集中と交流の両立」など、企業文化に合ったコンセプト設定が大切です。あわせて、移転の目的やコンセプトに基づき、新オフィスに求める条件を整理します。立地や広さ、設備、ビルグレードなどを具体化することで、物件選定や設計をスムーズに進めることができます。

【オフィスコンセプトの決め方について詳しく知りたい方はこちら】
オフィスコンセプトの決め方を徹底解説！成功事例から学ぶ理想の職場づくり

オフィス移転のスケジュールを決める

移転プロジェクトは、タスクが多岐にわたるため、スケジュールの詳細な計画が必須です。重要なマイルストーンを設定し、各タスクの締め切りと担当者を決めておくことで、計画通りに進められるようになります。 ただし、スケジュールがすべて予定通りに進むとは限りません。トラブルにも柔軟に対応できるように、余裕のあるスケジュールを立てましょう。

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オフィスの移転サービスを決める

オフィス移転の業者は、オフィス移転のプロジェクトの成否を左右する重要なパートナーです。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容や過去の実績、対応力を総合的に判断して選びましょう。価格だけにこだわらず、口コミや実績を元にした信頼性を重視することもポイントです。

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現在のオフィスの解約通知をする

現在のオフィスの賃貸契約の内容を確認し、解約通知期間を守って手続きを進めます。一般的に、解約通知は6ヶ月前が多いです。定期借家契約の場合は、1年～6ヶ月前の間に賃貸人より通知があります。 

オフィス退去時の条件・費用を確認する

退去時には原状回復費用が発生します。ビルオーナーや管理会社と退去条件について事前に話し合い、早めに見積もりを取得しておきましょう。トラブルを避けるために、金額条件やスケジュールを明確にすることが必要です。
なお、原状回復費用を抑える方法として、「居抜き退去」も有効な選択肢の一つです。

【原状回復工事について詳しく知りたい方はこちら】
オフィスの原状回復工事の相場は？費用が高くなる要因とコストダウンの方法

居抜き退去の流れ

居抜き退去とは、内装や設備をそのまま後継テナントに引き継いで退去することです。原則として原状回復が不要になるため、コストダウンを実現できます。居抜き退去は、以下の流れで進めるのが一般的です。

【Step1】貸主に居抜き退去の打診を行い、承認を得る

【Step2】現オフィスの解約通知を行う

【Step3】原状回復工事の見積もりをして、工事の期間や発注期限を把握しておく

【Step4】必要書類を提出し、設備や備品の選別を行う

【Step5】後継テナントを募集する

【Step6】後継テナントが決まったら、造作譲渡契約を締結し、物件の引き渡しを行う

ただし、後継テナントが見つからない場合は居抜き退去ができなくなるため、早めに準備を進めることが大切です。

【居抜き退去の流れについて詳しく知りたい方はこちら】
原状回復無しで居抜き退去するルールとは？費用や流れを事例付きで解説

移転先のオフィスを選定する

移転先の選定では、会社の規模や成長戦略、従業員の通勤しやすさを考慮します。内見を行い、ビルの設備や立地、費用が自社に合致しているかを確認しましょう。また、契約前に専門家に相談することをおすすめします。 

オフィスを選定する際は、以下のポイントを確認しておくことが大切です。

・立地や周辺の環境

・アクセスのしやすさ

・賃料や管理費、敷金・保証金、礼金

・広さ（坪数）

・セキュリティ面

・ビルの設備や共用設備

居抜きオフィスへ移転する選択肢もある

コストを抑えつつスピーディーに移転するなら、居抜きオフィスに入居するという選択肢もあります。居抜きオフィスは前テナントの設備や内装をそのまま引き継いで入居するタイプの物件です。大幅な内装工事を行わずに済むので、コストや手間を抑えられるメリットがあります。
また、現オフィスを居抜きで退去し、居抜きオフィスに入居する「W居抜き移転」も条件やタイミング次第では可能です。とにかくコストやスピーディーさを重視したい企業には有力な選択肢といえるでしょう。

オフィス移転の4ヶ月前までにやることのチェックリスト

オフィス移転の4ヶヵ月前までにやることは以下の通りです。

カテゴリ	チェック項目
4ヶヵ月前までにやること	□ 内装業者との打ち合わせをする
	□ オフィスの内装・デザインを決める
	□オフィスのレイアウトを決める
	□ 工事を手配する
	□ オフィス家具を手配する
	□インフラ設備を手配する

各項目について詳しく説明します。 

業者との打ち合わせをする

内装工事やインフラ工事を担当する業者と詳細な打ち合わせを行います。具体的な作業内容や期間、コストについて合意を取り付け、契約を締結します。スケジュールを再確認し、計画に反映させましょう。

オフィスの内装・デザインを決める

新オフィスでの内装・デザインは、企業イメージや従業員のモチベーションに大きく影響します。各部門の配置や会議室、共有スペースのデザインを具体的に計画し、動線や収納スペースを考慮して決めましょう。コーポレートカラーを取り入れたり、企業の理念を表現する素材やデザインを採用したりすることで、オフィス全体に統一感を持たせることができます。 

オフィスのレイアウトを決める

業務内容や移転の目的・コンセプトに合わせて、オフィスのレイアウトを検討しましょう。レイアウトは業務効率や従業員の快適性に大きく影響する重要な要素です。たとえば、チームでの業務が中心の場合は対向型レイアウト、集中して業務に取り組みたい場合はブース型レイアウトが適しています。また、部署間のコミュニケーションの活性化を重視するのであれば、フリーアドレス型レイアウトも有効な選択肢です。

【オフィスのレイアウトについて詳しく知りたい方はこちら】
オフィスレイアウトは重要！基本の7パターンと成功させるコツを解説

工事を手配する

ここで手配が必要な工事は主に、現オフィスの原状回復工事と新オフィスの内装工事や設備工事です。内装工事や設備工事を実施する業者と、着工日を確定します。工事期間中の進捗管理をしっかり行い、予定通りに完了できるよう準備しましょう。 

【内装工事について詳しく知りたい方はこちら】
事務所内装工事を成功させるには？費用相場や進め方を解説

オフィス家具を手配する

新オフィスの内装・デザインが決まったら、必要な家具を選定し、購入またはリースの手配を行います。既存の家具を再利用する場合は、状態を確認し、必要に応じて修理やクリーニングを検討してください。新規購入の場合、納期に余裕を持たせることが大切です。

【オフィス設備の選び方について詳しく知りたい方はこちら】
オフィス設備を充実させて働きやすい環境へ！おすすめの設備や選び方のポイントを紹介

インフラ設備を手配する

インターネット回線や電話回線、電気設備の設置を手配します。移転当日にスムーズに業務を開始できるよう、業者とのスケジュール調整を行いましょう。特にインターネットは重要なため、接続テストを事前に実施しておくと安心です。

【ネットワーク構築について詳しく知りたい方はこちら】
オフィス移転のネットワーク構築で失敗しない！担当者が知るべき手順と注意点を解説

オフィス移転の2ヶ月前までにやることのチェックリスト

オフィス移転の2ヶヵ月前までにやることは以下の通りです。

 

カテゴリ	チェック項目
2ヶヵ月前までにやること	□ 社内周知をする
	□ 取引先へオフィス移転の連絡をする
	□書類や備品などの住所変更準備を行う
	□ 関係省庁などへ届け出が必要な書類を準備する

各項目について詳しく説明します。 

社内周知をする

従業員に対して、移転計画の詳細を共有します。社内説明会を実施して、移転の目的や大まかなスケジュール、新オフィスでのルールや準備事項についても説明し、移転作業への協力を依頼しましょう。従業員が移転先でも安心して働けるよう、交通アクセスや新しい職場環境についての情報は、特に丁寧に共有することが重要です。 あわせて、移転に関する問い合わせ窓口も設置しておくと安心です。

【従業員の退職を防ぐための方法について詳しく知りたい方はこちら】
オフィス移転で従業員が「辞めたい」と思う理由と退職を防ぐ方法

取引先へオフィス移転の連絡をする

取引先や顧客に対して、移転のスケジュールと新住所を連絡します。移転後スムーズに業務を進められるよう、挨拶状の発送などを行っておくと安心です。あわせて、連絡漏れを防ぐために、連絡が必要な会社や官庁、顧客などのリストアップを行うことが重要です。 

書類や備品などの住所変更準備を行う

旧住所が記載されている書類や備品などをすべて洗い出し、移転当日から新しいものを使用できるよう、事前に発注・準備しておくことも重要です。対象となるものとしては、ホームページや会社案内をはじめ、契約書・請求書のフォーマット、社判、名刺、社員証、封筒などが挙げられます。

関係省庁などへ届け出が必要な書類を準備する

オフィス移転の前後には、さまざまな届け出の手続きが必要です。事前に提出期限や届け出先を確認し、漏れのないように必要な書類を準備しましょう。オフィス移転前に届け出が必要な書類は以下の通りです。

消防署関連
提出書類	提出期限	届け出先
防火対象物工事等計画届出書 （移転先で内装工事発生時）	工事開始の7日前まで	移転先の管轄消防署
防火対象物使用開始届出書	使用開始の7日前まで	移転先の管轄消防署
消防計画作成（変更）届出書 （社員が50名以上いる場合）	使用開始の7日前まで	移転先の管轄消防署
防火・防災管理者選任届出書 （社員が50名以上いる場合）	規定なし （移転前の提出推奨）	移転先の管轄消防署
その他
提出書類	提出期限	届け出先
転居届	規定なし （移転前の提出推奨）	最寄りの郵便局
電話・ネット回線の移転手続き	規定なし （移転前の提出推奨）	各電話会社・インターネット業者

オフィス移転の1ヶ月前～当日にやることのチェックリスト

オフィス移転の1ヶ月前～当日にやることは以下の通りです。

カテゴリ	チェック項目
1ヶ月前～当日にやること	□ 内装の最終調整をする
	□ オフィス家具の搬入・立ち会いをする
	□ホームページに移転告知を掲載する

各項目について詳しく説明します。

内装の最終調整をする

内装工事の最終チェックを行い、不備がないか確認します。
必要であれば微調整を加え、オフィスの準備を整えます。完成後の写真を撮影して記録を残しておくと便利です。 

オフィス家具の搬入・立ち会いをする

搬入作業中は現場に立ち会い、配置が計画通りになっているか確認します。搬入後のレイアウト変更にも柔軟に対応できるよう、予備の時間を確保しておきましょう。 

ホームページに移転告知を掲載する

移転が完了したら、オフィス移転の旨をホームページに掲載しておきましょう。これにより、新住所や電話番号を用いた業務体制へ円滑に移行できます。また、移転の理由や新オフィスのメリットなどを発信することで、社外に対する情報提供だけでなく、コーポレートイメージの向上にもつながります。

オフィス移転後にやることのチェックリスト

オフィス移転後にやることは以下の通りです。

カテゴリ	チェック項目
移転後にやること	□ 退去するオフィスの引き渡しをする
	□ 移転後に届け出が必要な書類を提出する
	□ 社員へのフォローアップをする
	□ オフィス移転プロジェクトの振り返りを実施する

各項目について詳しく説明します。 

退去するオフィスの引き渡しをする

旧オフィスの原状回復工事が完了したら、オーナーや管理会社との立ち会いを行い、引き渡しを完了させます。トラブルを防ぐために、チェックリストを用いて確認作業を進めると安心です。 

移転後に届け出が必要な書類を提出する

移転後、関係機関に届け出を行います。これには、法人登記の変更、税務署や社会保険事務所への連絡が含まれます。期日を守り、手続きを迅速に進めましょう。
オフィス移転後に届け出が必要な書類は以下の通りです。 

法人関係の書類
提出書類	提出期限	届け出先
本店移転登記申請書	移転後2週間以内	移転前の管轄法務局
支店移転登記申請書	移転後2週間以内	移転前の管轄法務局
異動届出書	移転後速やかに	移転前の管轄税務局
給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書	移転後1ヶ月以内	移転前の管轄税務署
労働関係
提出書類	提出期限	届け出先
適用事業所所在地・名称変更（訂正）届	移転後5日以内	移転前の管轄年金事務所
労働保険名称・所在地等変更届	移転後10日以内	移転後の管轄労働基準監督署
雇用保険事業主事業所各種変更届	移転後10日以内	移転後の管轄公共職業安定所（ハローワーク）
その他
提出書類	提出期限	届け出先
自動車保管場所証明申請書（車庫証明）	移転後15日以内	移転後の管轄警察署
クレジットカード住所変更届	規定なし （移転後早めの提出推奨）	各クレジットカード会社

社員へのフォローアップをする

新しい環境にスムーズに適応できるよう、従業員へのフォローアップを行います。アンケートを実施してフィードバックを収集し、必要な改善策を講じることも有効です。 

また、新オフィスでの運用ルールを策定しておくことで、移転後の社員の負担を減らすことができます。 

オフィス移転プロジェクトの振り返りを実施する

移転プロジェクトの成功点と課題を振り返り、記録に残します。この経験を次回以降の移転計画に活かすことで、さらに効率的なプロセスを構築できます。 

オフィス移転にかかる時間を少しでも減らす方法

これまでご覧いただいた通り、オフィスの移転にはやるべきことが多く、時間がかかってしまいます。最後に、そんなオフィス移転にかかる時間を少しでも減らす方法を紹介します。 

一気通貫で支援してくれるオフィス移転サービスを選ぶ

オフィス移転において、時間を節約するためには一気通貫で対応可能な移転サービスを活用するのが最適です。このようなサービスは、物件探しから契約、内装工事、引っ越しまで一括して対応してくれるため、スケジュール管理や進捗確認が効率化され、移転計画全体の時間短縮が期待できます。 

居抜きオフィスを活用する

居抜きオフィスは、前のテナントが使用していた内装や設備をそのまま利用できる物件のことです。このようなオフィスを選ぶことで、内装工事や設備工事の必要がなくなり、大幅に時間を短縮できます。また、居抜きオフィスはコスト面でもメリットが大きく、移転計画を迅速に進めたい企業にとって非常に有効な選択肢となります。物件選びの際には、希望する仕様に近い居抜きオフィスを探すことがポイントです。

【居抜きオフィスについて詳しく知りたい方はこちら】
居抜きオフィスはなぜ人気？セットアップオフィスの違いやメリット・優位性とは

届け出書類の手続き代行を依頼する

移転に伴う届け出や行政手続きは、多くの時間と労力を要します。これを専門家に依頼することで、手続きにかかる時間を削減できます。たとえば、司法書士や税理士などが依頼先としてあります。 

まとめ

オフィス移転は大きなプロジェクトであり、成功させるためには計画的な準備と細かなチェックが必要です。移転計画の立案から新オフィスの選定、内装やレイアウト、支援サービスの選定、ITインフラの整備に至るまで、各段階での詳細な確認が移転の成否を左右します。本記事のチェックリストを活用して事前にしっかりと準備を行い、オフィス移転を成功させましょう。
つながるオフィスは、居抜きオフィスを中心にオフィス移転の実績が豊富です。物件選定から内装デザインまで一気通貫で実施しますので、スムーズなオフィス移転を実現できます。移転計画全体の時間を短縮したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。