オフィス移転を成功させるには？外注先の選び方やスケジュールを紹介！

オフィス移転を成功させるポイント

はじめに、オフィス移転を成功させるポイントを9つ解説します。オフィス移転を成功へ導くためにも、しっかり押さえておきましょう。

移転の目的を明確にする

オフィス移転を成功に導くために取り組むべきは、移転の目的を明確にすることです。「賃料を抑えたい」「社員が働きやすい環境にしたい」「IT設備を一新したい」など、目的を決めておきましょう。目的が曖昧なままだと計画がぶれてしまい、余計なコストが発生することもあります。

現オフィスの課題や、移転後に目指す理想の状態を洗い出し、その内容をもとに目的を明確化することが成功のポイントとなります。

新オフィスのコンセプトを決める

どのようなオフィスにしたいのかを明確にし、新オフィスのコンセプトや方向性を決めることが重要です。オフィスのコンセプトは、空間のイメージだけでなく、従業員のモチベーションにも大きな影響を与える要素となります。そのため、企業理念や従業員の意見を参考にしながら、自社に適したコンセプトを慎重に検討しましょう。

【オフィスのコンセプトの決め方について詳しく知りたい方はこちら】

オフィスコンセプトの決め方を徹底解説！成功事例から学ぶ理想の職場づくり

社内体制を構築する

オフィス移転を成功させるには、全社一丸となって取り組む姿勢が欠かせません。総務だけでなく、各部署のメンバーを含めたプロジェクトチームを結成することが重要です。

人事部や情報システム部をはじめとする各事業部門からメンバーを選出し、各部署の意見を反映しながら進めていきましょう。また、普段の業務領域に応じて役割分担を行い、定期的な会議や情報共有を通じて、全員が共通認識を持てる体制を整えることが大切です。

オフィス移転の全体像を把握する

オフィス移転を成功させるには、オフィス移転のプロセス全体を把握することが欠かせません。オフィス移転は、大きく以下の5つのフェーズに分けられます。

1. オフィス移転計画の立案
2. 移転先の選定・契約
3. オフィスプランニング
4. オフィス移転実施
5. 新オフィスの運用維持管理

オフィス移転は長期かつ複雑なプロジェクトです。スムーズな意思決定を行うためにも、プロジェクト全体を通じて、各フェーズの目的やポイントを明確にしておくことが大切です。

余裕を持ったスケジュールを立てる

オフィス移転には多くのタスクが発生します。そのため、あらかじめ移転に伴うタスクを洗い出し、念入りに移転計画を策定することが大切です。また、オフィス移転は予定通りに進まないことも珍しくありません。予想外のトラブルが発生した場合にも柔軟に対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを立てておきましょう。

なお、社内でプロジェクトマネージャーを立てることがリソースやスキルセットによっては難しい場合もあるでしょう。近年ではプロジェクトマネージャーも外注することができます。

オフィス移転などの適正な相場を知っている人が味方につくなど、メリットが多数ございますので、オフィス移転時に検討したい方法です。

オフィス移転のPMとは？導入のメリットや失敗しない業者選定のポイントを紹介

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新オフィスに求める要件を明確にする

移転の目的やコンセプトに応じて、新オフィスに求める要件を明確にしましょう。賃料や立地、広さ、アクセス、設備などを総合的に判断し、最適な物件を選ぶことが成功のカギとなります。また、要件を明確にしておけば、予算を適切に設定しやすくなるというメリットもあります。

物件選定の際には、候補を絞り込んだうえで実際に内覧を行い、現地での確認を行うことが重要です。

信頼できる情報源をもとに情報収集を行う

オフィス移転では、不動産に関する知識をはじめ、設計や内装・施工に関する知識など、さまざまな専門分野の知識が求められます。インターネットの情報だけを頼りにオフィス移転を進めてしまうと、思わぬトラブルが発生する可能性があります。そのため、不動産会社や内装業者など複数の専門家の意見を参考にしながら、各分野の最新情報を収集することが大切です。

従業員への説明を丁寧に行う

オフィス移転を成功させるには、従業員の理解と協力を得ることが欠かせません。そのため、説明会の実施や社内マニュアルの作成を通じて、移転の目的や作業スケジュールなどを従業員に丁寧に共有しましょう。

また、オフィス移転に伴い、通勤時間や距離、ライフスタイルに変化が生じることで、従業員にとって大きな負担となる場合があります。移転に対する不満やストレスを最小限に抑えるためにも、事前のヒアリングを行うほか、問い合わせ窓口を設置するなどの配慮が重要です。

【従業員の退職を防ぐ方法について詳しく知りたい方はこちら】

オフィス移転で従業員が「辞めたい」と思う理由と退職を防ぐ方法

オフィス移転業者に相談する

オフィス移転のタスクは多岐にわたり、通常業務と並行して対応する必要があります。プロのオフィス移転業者に相談・依頼することで、社内の負担とリスクを軽減し、効率的かつスムーズに移転を進められるようになります。

オフィス移転のよくある理由

企業はどのような理由でオフィス移転を決断するのでしょうか。企業がオフィス移転を実施する主な理由として、以下が挙げられます。

• 事業の拡大/手狭
• 事業の縮小
• 賃料を抑えたい
• 契約更新の際に値上げ交渉された
• 立地条件を改善したい
• 企業ブランディングの強化
• 採用強化
• 出社率を高めたい
• 職場環境の改善
• 多様な働き方への対応

これらの理由は、オフィス移転を行う目的と密接に関係しています。オフィス移転を成功させるためにも、「なぜ自社がオフィス移転を行うのか？」という理由を明確にしておきましょう。

【企業がオフィス移転を実施する理由について詳しく知りたい方はこちら】

会社移転をよく考える理由9選とは？オフィス移転の目的達成するコツを解説

オフィス移転業者の選び方

オフィス移転を効率的に進めるには、信頼できる業者のサポートが不可欠です。以下のポイントを押さえてオフィス移転業者を選びましょう。

重要視する条件を整理する

最初に、自社の条件を整理します。たとえば、下記のような3点が重要視したい条件の例です。

これらの条件をもとに、業者のサービス内容と比較しながら選定を進めます。

実績や対応力を確認する

業者を選定する際は、多角的な視点で判断することが大切です。たとえば、見積もり価格の安さだけで業者を選定してしまうと、対応の質に問題があり、移転が思うように進まず、スケジュールの遅延や理想のオフィスを実現できない恐れがあります。

そのため、価格だけでなく、過去の実績や提案力、対応力なども重視して選定するようにしましょう。

手続きが複雑でないか確認する

業者によって契約手続きや見積もり内容の透明性が異なります。後から追加費用が発生しないよう、見積もりの詳細や契約内容を事前にしっかり確認することが重要です。

サポートの手厚さを確認する

オフィス移転は細かい作業が多いため、業者のサポート内容もチェックしましょう。

こうしたサポートが充実している業者を選べば、担当者の負担も大幅に軽減されます。

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転には、一般的に6ヶ月から1年程度の期間が必要とされています。ただし、企業規模やプロジェクト内容によって、必要となる準備期間は大きく異なります。企業規模ごとの目安は以下の通りです。

• 小規模オフィス：4～6ヶ月
• 中規模オフィス：6～12ヶ月
• 大規模オフィス：12ヶ月以上

移転をスムーズに進めるためには、しっかりとした移転完了までのスケジュール計画が必要です。オフィス移転は大きく5つのステップで進みます。

＜約100坪のオフィスへの移転を想定した場合＞

時期	主なタスク
1年前～	移転目的の明確化、プロジェクトチーム結成、物件調査の開始
6ヶ月前～	移転先の物件の契約内容の調整、物件の契約締結、内装工事業者との打ち合わせ開始
3ヶ月前～	新オフィスのレイアウト設計、内装・インフラ工事会社の選定・発注
1ヶ月前～	IT設備の確認、引っ越し準備、社内外への移転通知、行政手続きの準備
移転当日	荷物の搬出・搬入、インフラ設定の最終確認、新オフィスで業務開始
移転後	旧オフィスの原状回復・明け渡し、環境の最終調整・改善、移転後の行政手続き

以上のステップを踏まえたうえで、スケジュールの設計をしましょう。

【オフィス移転のスケジュールについて詳しく知りたい方はこちら】

オフィス移転のスケジュールの目安は？ポイントやおすすめの時期も紹介！！

オフィス移転の費用相場

オフィス移転にかかる費用は、オフィスの規模などによって異なります。
費用の内訳は以下の通りです。

費用項目	説明
引越し費用	オフィスの荷物を移動させる際にかかる費用です。距離や荷物の量などによって変動する。
不用品処分費用	移転時に不要となった家具や設備の処分にかかる費用です。
内装・レイアウト費用	原状回復後での引き渡しが原則となっているので、内装工事やオフィスの家具購入費用など様々な費用が必要となる。
インフラ設備費用	コピー機、電話回線、光ケーブルの引き込みなど、インフラ設備にかかる費用です。専門業者への依頼が必要になるケースが多いので、早めに確認する必要がある。
原状回復費用	移転前のオフィスを入居前の状態に戻すためにかかる工事費用です。

【オフィス移転の費用について詳しく知りたい方はこちら】

オフィス移転にかかる坪単価はいくら？100坪に拡大した時の概算事例を元に解説

オフィス移転の際に発生する業務

オフィス移転に際して、発生する業務は主に移転前・移転後・移転当日の3観点に分けられます。ここでは、それぞれのタイミングで発生する業務の例を紹介します。

移転前のオフィスに関する業務

移転前のオフィスでは、現オフィスの解約通知、原状回復工事の手配、不要なオフィス家具の処分、書類手続きの準備などを進める必要があります。これらの作業は移転後のスムーズな移行を実現するためにも重要であり、契約期間終了時の条件を確実に守るためには、早期に計画的に進めることが欠かせません。

一方で、移転先のオフィスに関しても、物件の選定や賃貸借契約の締結、新オフィスの内装・レイアウト設計、オフィス家具の選定・発注といった準備を並行して行う必要があります。あわせて、取引先への挨拶や社内への周知、ホームページや各種書類・備品等に記載された住所変更の準備なども事前に進めておくことが重要です。

【原状回復について詳しく知りたい方はこちら】

テナントの原状回復とは？費用の相場と工事の範囲を分かりやすく解説

オフィス移転当日に関する業務

オフィス移転当日は、引っ越し業者との連携やオフィス家具の搬出・搬入への立ち合い、移転作業の最終確認などの業務が発生します。荷物や設備の状態・数量を確認し、見覚えのない傷があれば養生前に記録を残すとともに、破損の有無もチェックしましょう。さらに、電気・水道・インターネットなどのインフラが問題なく使用できるかについても、忘れずに確認する必要があります。

移転後のオフィスに関する業務

オフィス移転後は、新しいオフィスでの運用開始に向けて、オフィス家具の設置やITインフラの構築・動作確認、セキュリティシステムの導入・設定などの業務が発生します。あわせて、プロジェクト全体の振り返りを行い、改善点があれば適宜修正することも重要です。また、法令遵守の観点から、関係省庁への届出についても忘れずに対応する必要があります。期限を守るためにも、移転後は速やかに提出するようにしましょう。

【オフィス移転のタスクについて詳しく知りたい方はこちら】

オフィス移転マニュアルの決定版！担当者が知るべき全手順とチェックリストを解説

オフィス移転日に最適なタイミング

オフィスの移転日は、業務への影響やコストなど、複数の観点から最適な時期を見極めることが大切です。以下のポイントを意識しながら、自社にとって最適なタイミングを選びましょう。

• 自社の繁忙期を避ける
• 決算期や年度末など、重要な業務期間を避ける
• 取引先への影響を考慮する
• 大型連休を活用する
• 引っ越し業者の閑散期を狙う

特に引っ越し業者の閑散期を選ぶことで、移転コストを抑えられる可能性もあります。

 オフィス移転の成功事例

ここでは、つながるオフィスが実際にご支援したオフィス移転の成功事例を2つ紹介します。

JIA証券株式会社

業績好調により人員増加が進み、前のオフィスが手狭になったことをきっかけに、オフィス移転を決断されました。十分なゆとりを確保できる執務空間に加え、清潔感や設備の充実さ、信頼感のある環境を条件に、居抜き物件を希望して物件探しをスタート。

結果として、居抜きではなく通常物件への移転となりましたが、希望に合致するオフィスを見つけることができました。「営業のデスクをフリーアドレスにしたい」「ロンドンの金融機関のような雰囲気にしたい」など、こだわりのオーダーも再現しています。

眺望も良好で、都心のオフィスビルとは思えない贅沢な解放感も魅力の一つ。新オフィスは従業員からの満足度も高く、有名ビルへの移転によって取引先や顧客からの印象向上にもつながっています。

株式会社TREASURY

移転前、営業・エンジニア・管理部門が別々のオフィスで業務が非効率だったことが課題でしたが、今回の移転で3つのオフィスを統合されたので、社員間の連携がスムーズになりました。さらに、永田町の駅直結でアクセスやセキュリティ面が向上し、顧客への信頼感もアップしました。大きな会議室やリフレッシュスペースも社員に好評で、働きやすい環境を整えることができました。

オフィス移転の成功事例はこちらから

アイシティーリンク株式会社（居抜きオフィスの成功事例）

手狭になったオフィスに悩まされていた中、内装コストを抑えるため「居抜き物件」や「セットアップオフィス」を条件にエリアを広げて物件探しをスタート。結果、アクセス良好で広々とした今回のオフィスを発見し、4月に移転しました。前のテナントから譲渡されたオフィス家具や移転前の家具も活用しつつ、広々としたスペースでゆとりある働き方を実現しています。増員計画にも対応可能なオフィスで、移転前の悩みを一気に解消しました。快適な執務環境に加え、充実した休憩スペースも社員から好評です！

居抜きオフィスの成功事例はこちらから

オフィス移転なら「居抜きオフィス」もおすすめ

居抜きオフィスは、前のテナントが残した内装やオフィス家具をそのまま利用できる物件です。内装工事にかかる費用や期間を抑えられるため、移転コストの削減やスピーディーな業務開始が可能となります。特に、急な移転やコスト重視の企業には大変便利な選択肢の一つです。

ただし、必ずしも希望の条件に合致する物件が見つかるとは限りません。場合によっては追加で部分的に内装工事が必要になるケースもあるので、物件の条件や内装を十分に確認したうえで選定することが重要です。なお、居抜きオフィスへの移転を成功させるためには、居抜きオフィスへの移転実績が豊富な業者にサポートしてもらうことをおすすめします。

【居抜きオフィスについて詳しく知りたい方はこちら】

居抜きオフィスはなぜ人気？セットアップオフィスの違いと唯一のメリットとは

オフィス移転に関するよくある質問（FAQ）

オフィス移転に関するよくある質問を集め、FAQの形で解答をお届けします。

移転費用を抑える方法はあるか？

オフィスの移転費用を抑えるためには、内装工事や家具にかかる費用を削減することが効果的です。その点において、居抜きオフィスはオフィス移転にかかる費用を削減することが可能です。

オフィス移転での注意点は？

オフィス移転の注意点は大きく下記3点があります。

移転前のオフィスの解約予告が撤回できない：民法540条2項に則り、移転先が見つからないなどの理由で解約の撤回は不可能となっています。

審査に落ちる可能性がある：オフィスオーナーの意向によっては、資本金が多い企業であっても審査に通らないケースがあります。そのため、移転実績が豊富な業者に依頼することで、適切な物件選定や審査の通過に向けたサポートを受けることができ、スムーズな移転が実現します。

移転に関わる書類の提出や手続きが大変：本店移転登記申請書など、移転手続きのために提出するべき書類が複数あるため、実施すべき業務やスケジュール設計をすることが重要です。

引用：民法 第540条【解除権の行使】 | クレアール司法書士講座

オフィス移転の際は従業員へのフォローが必要？

オフィス移転が完了した後も、スムーズな運営を続けるためには、従業員の声を反映したフォローアップが重要です。移転後に発生する課題に対応し、継続的な改善を行うことで、より良いオフィス環境を作り上げることができます。

まとめ

オフィス移転は企業の成長に伴う重要な決断であり、成功には入念な準備が必要です。まず、移転の目的やタイミングを明確にし、移転計画を立て、予算やスケジュールを管理します。

移転先選定や内装、設備整備も重要なポイントです。計画的な準備と柔軟な対応が、オフィス移転成功のカギとなります。なお、オフィス移転には多大なコストと時間がかかりますが、コストを抑えつつスムーズに移転を進める方法として、居抜きオフィスへの移転も有効な選択肢の一つです。

つながるオフィスは、居抜きオフィスへの移転実績が豊富です。首都圏を中心に全国1,000件以上の物件を掲載しており、条件に合う物件が見つからない場合は未公開の優良物件情報をご紹介します。また、物件選定から内装施工・デザイン、引っ越しまで一気通貫で実施しますので、スムーズな移転の実現をお手伝いします。居抜きオフィスへの移転をご検討の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。