
お役立ち情報
オフィス移転を成功させるには?外注先の選び方やスケジュールを紹介!
2024.12.27
オフィス移転を成功させるためには、費用やスケジュール、発生する業務の理解など考慮すべき事項が沢山あります。本記事ではオフィス移転を成功させるために必要な情報を網羅しています。
目次
オフィス移転を成功させるポイント
オフィス移転を成功に導くために取り組むべきは、移転の目的を明確にすることです。「賃料を抑えたい」「社員が働きやすい環境にしたい」「IT設備を一新したい」など、目的が曖昧だと計画がぶれてしまい、余計なコストが発生することもあります。
現オフィスの課題や、移転後の理想状態を特定し、その内容をもとに理想状態を明確化することが成功のポイントとなります。
オフィス移転業者の選び方
オフィス移転を効率的に進めるには、信頼できる業者のサポートが不可欠です。以下のポイントを押さえてオフィス移転業者を選びましょう。
重要視する条件を整理する
最初に、自社の条件を整理します。例えば、下記のような3点が重要視したい条件の例です。
移転の規模や予算
移転の希望日程
IT機器や特殊設備の移設が必要か
これらの条件をもとに、業者のサービス内容と比較しながら選定を進めます。
手続きが複雑でないか確認する
業者によって契約手続きや見積もり内容の透明性が異なります。後から追加費用が発生しないよう、見積もりの詳細や契約内容を事前にしっかり確認することが重要です。
サポートの手厚さを確認する
オフィス移転は細かい作業が多いため、業者のサポート内容もチェックしましょう。
不動産仲介サポート:物件探しだけでなく、オフィスの使い方や働き方から考え提案してくれるか
レイアウト・デザイン設計:オフィスの希望要件を達成させるだけでなく、理想的な働き方から考え提案してくれるか
トラブル対応:突発的な問題にも迅速に対応できるか。
一気通貫で支援:物件紹介からオフィスのデザインまでまとめて支援してくれるか
こうしたサポートが充実している業者を選べば、担当者の負担も大幅に軽減されます。
オフィス移転のスケジュール
移転をスムーズに進めるためには、しっかりとした移転完了までのスケジュール計画が必要です。オフィス移転は大きく5つのステップで進みます。
<約100坪のオフィスへの移転を想定した場合>
- 移転準備(1年前〜)移転目的の明確化、物件調査の開始。
- オフィス物件契約・内装検討開始(6か月前〜)移転先の物件の契約内容の調整、物件のご契約。内装工事業者との打ち合わせ開始。
- 内装業者の確定(3ヶ月前〜)内装会社との契約。
- 移転作業(1か月前〜)IT設備の確認、引っ越し準備、社員への通知。
- 移転当日オフィス家具や設備を運び入れ、新オフィスで業務開始。
- 移転後(1か月以内)環境の最終調整や社員の意見を収集し、改善を進めます。
以上のステップを踏まえたうえで、スケジュールの設計をしましょう。
オフィス移転の費用相場
オフィス移転にかかる費用は、オフィスの規模などによって異なります。
費用の内訳は以下の通りです。
費用項目 | 説明 |
---|---|
引越し費用 | オフィスの荷物を移動させる際にかかる費用です。距離や荷物の量などによって変動します。 |
不用品処分費用 | 移転時に不要となった家具や設備の処分にかかる費用です。 |
内装・レイアウト費用 | スケルトン状態での引き渡しが原則となっておりますので、内装工事やオフィスの家具購入費用など様々な費用が必要となります。 |
インフラ設備費用 | コピー機、電話回線、光ケーブルの引き込みなど、インフラ設備にかかる費用です。専門業者への依頼が必要になるケースが多いので、早めに確認する必要があります。 |
原状回復費用 | 移転前のオフィスを入居前の状態に戻すためにかかる工事費用です。 |
オフィス移転の際に発生する業務
オフィス移転に際して、発生する業務は主に移転前・移転後・移転当日の3観点に分けられます。ここでは、それぞれのタイミングで発生する業務の例を紹介します。
移転前のオフィスに関する業務
移転前のオフィスでは、原状回復工事の手配、不要なオフィス家具の処分、書類手続きなど、さまざまな業務が発生します。これらの作業は移転後のスムーズな移行を実現するために重要です。特に、契約期間終了時の条件を守るためには、これらの業務を早期に計画的に進めることが必要です。
移転先のオフィスに関する業務
オフィス移転後は、オフィス家具の設置やITインフラの構築と動作確認、セキュリティシステムの導入と設定など、さまざまな業務が発生します。新しいオフィス環境を円滑に運用するためには、これらの作業を効率的に進めることが不可欠です。
オフィス移転当日に関する業務
オフィス移転当日も、引っ越し業者との連携やオフィス家具の搬出・搬入への立ち合い、移転作業の最終確認などの業務が発生します。
想定しない業務の発生を避けるためにも、上記のポイントを押さえておきましょう。
オフィス移転の成功事例
株式会社TREASURY
移転前、営業・エンジニア・管理部門が別々のオフィスで業務が非効率だったことが課題でしたが、今回の移転で3つのオフィスを統合されたので、社員間の連携がスムーズになりました。さらに、永田町の駅直結でアクセスやセキュリティ面が向上し、顧客への信頼感もアップしました。大きな会議室やリフレッシュスペースも社員に好評で、働きやすい環境を整えることができました。
アイシティーリンク株式会社(居抜きオフィスの成功事例)
手狭になったオフィスに悩まされていた中、内装コストを抑えるため「居抜き物件」や「セットアップオフィス」を条件にエリアを広げて物件探しをスタート。結果、アクセス良好で広々とした今回のオフィスを発見し、4月に移転しました。前のテナントから譲渡されたオフィス家具や移転前の家具も活用しつつ、広々としたスペースでゆとりある働き方を実現しています。増員計画にも対応可能なオフィスで、移転前の悩みを一気に解消しました。快適な執務環境に加え、充実した休憩スペースも社員から好評です!
オフィス移転なら「居抜きオフィス」もおすすめ
居抜きオフィスは、前のテナントが残した内装やオフィス家具をそのまま利用できる物件です。これにより、移転費用を削減し、内装工事期間を短縮できるため、コストパフォーマンスが高く、迅速に業務を開始することができます。特に、急な移転やコスト重視の企業には大変便利な選択肢のひとつです。
オフィス移転に関するよくある質問(FAQ)
オフィス移転に関するよくある質問を集め、FAQの形で解答をお届けします。
オフィス移転を実施する理由は?
オフィス移転を実施する理由は企業によって様々ですが、よくある事例は下記の通りです。
事業の拡大/手狭
事業の縮小
賃料を抑えたい
更新の際に値上げ交渉された
立地を改善したい
企業ブランディング
採用強化
出社率を上げたい
移転費用を抑える方法はあるか?
オフィスの移転費用を抑えるためには、内装工事や家具にかかる費用を削減することが効果的です。その点において、居抜きオフィスはオフィス移転にかかる費用を削減することが可能です。
オフィス移転での注意点は?
オフィス移転は大きく下記3点があります。
- 移転前のオフィスの解約予告が撤回できない:民法540条2項に則り、移転先が見つからないなどの理由で解約の撤回は不可能となっています。
- 審査に落ちる可能性がある:オフィスオーナーの意向によっては、資本金が多い企業であっても審査に通らないケースがあります。そのため、移転実績が豊富な業者に依頼することで、適切な物件選定や審査の通過に向けたサポートを受けることができ、スムーズな移転が実現します。
- 移転に関わる書類の提出や手続きが大変:本店移転登記申請書など、移転手続きのために提出するべき書類が複数あるため、実施すべき業務やスケジュール設計をすることが重要です。
引用:民法 第540条【解除権の行使】 | クレアール司法書士講座
オフィス移転の際は従業員へのフォローが必要?
オフィス移転が完了した後も、スムーズな運営を続けるためには、従業員の声を反映したフォローアップが重要です。移転後に発生する課題に対応し、継続的な改善を行うことで、より良いオフィス環境を作り上げることができます。
まとめ
オフィス移転は企業の成長に伴う重要な決断であり、成功には入念な準備が必要です。まず、移転の目的やタイミングを明確にし、移転計画を立て、予算やスケジュールを管理します。移転先選定や内装、設備整備も重要なポイントです。
計画的な準備と柔軟な対応が、オフィス移転成功のカギとなります。
CONTACT US CONTACT US
居抜きオフィス物件の
入居・募集なら
つながるオフィスへお任せください
