オフィス移転のスケジュールの目安は？ポイントやおすすめの時期も紹介！！

オフィス移転にかかる期間の目安 

オフィス移転にかかる期間は、移転規模や準備内容によって異なりますが、一般的には以下のようなスケジュールが目安となります 。

• 小規模オフィス：4～6ヶ月
• 中規模オフィス：6～9ヶ月
• 大規模オフィス：9～12ヶ月以上

移転がスムーズに進むかどうかは、早い段階での計画立案がカギを握ります。移転規模や目的に応じて、必要な期間を逆算しながらスケジュールを作成しましょう。

オフィス移転のスケジュールの全体像 

オフィス移転を円滑に進めるには、オフィス移転の全体像を把握することが大切です。オフィス移転は、主に以下の4つのフェーズに分けられます。

1. 【計画】移転の目的設定、プロジェクトチーム立ち上げ、スケジュールの設定
2. 【準備】情報収集、物件選定、業者設定、レイアウト設計、取引先・従業員への説明
3. 【実行】内装・インフラ工事、家具・備品の搬入、必要書類の届け出・手続き
4. 【運用】新オフィスでの業務開始、プロジェクトの振り返り・改善

本記事では、中規模オフィスを想定して、現オフィスの解約予告や移転先オフィスを決定する目安となるオフィス移転の6ヶ月前を基準に、主なスケジュールを紹介します。

オフィス移転6ヵ月前までのスケジュール 

≪やること≫

• 移転の目的の明確化
• プロジェクトチームの立ち上げ
• スケジュールの作成
• 移転先オフィスの要件定義
• 物件選定
• 業者選定
• 現オフィスの解約通知

1～6ヶ月前の段階では、プロジェクトの基盤を作ることが最も重要です。まずは、移転の目的を明確化し、プロジェクトチームを立ち上げましょう。移転の目的を明確にすることで、移転先のオフィスに求める要件や方向性が定まり、移転プロジェクトをスムーズに進められます。その後、オフィス移転サービスの選定や物件探しを開始し、移転先の候補の条件を比較しながら具体的な計画を検討していきましょう。時間をかけて十分な情報収集を行うことで、後の段階がスムーズに進みます。

また、現オフィスの解約通知もこの段階で行います。賃貸借契約書を確認し、解約予告期間内に解約手続きを進めましょう。同時に、原状回復の内容についても確認し、早めに原状回復工事の見積もりを取得しておくことが重要です。

【オフィス移転でよくある理由について詳しく知りたい方はこちら】

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オフィス移転4ヵ月前までのスケジュール 

≪やること≫

• 新オフィスの内装設計
• 新オフィスのインフラ設備設計
• オフィス家具やインフラ設備の手配

4ヶ月前には、新オフィスの内装設計と各種契約が中心となります。会社のブランディングや従業員の働きやすい環境への改善といった移転の目的に沿って、レイアウトの詳細を決め、内装の設計を進めます。また、インフラ設備の計画も重要なタスクです。インターネット回線や電気設備などについてを業者と打ち合わせを実施し、移転後すぐに業務を開始できるよう、インフラ整備の手配までをこの段階で完了させておきましょう。

しっかりと準備することで、移転全体のスケジュールを滞りなく進めることが可能です。新オフィスの内装・デザインが確定したら、必要な家具を選定し、購入・リースの手配を行います。

【内装工事について詳しく知りたい方はこちら】
事務所内装工事を成功させるには？費用相場や進め方を解説

オフィス移転2ヵ月前までのスケジュール 

≪やること≫

• 社内周知
• 取引先への説明
• 関係機関への届け出

2ヶ月前になると、移転準備が本格化します。特に、関係機関への届け出が重要です。移転の前後でさまざまな手続きが必要になるため、事前に提出時期や届け出先を確認し、漏れがないように準備を進めましょう。移転前に届け出が必要な書類は、以下の通りです。

提出書類	提出期限	届け出先
防火対象物工事等計画届出書 （移転先で内装工事発生時）	工事開始の7日前まで	移転先の管轄消防署
防火対象物使用開始届出書	使用開始の7日前まで	移転先の管轄消防署
消防計画作成（変更）届出書 （社員が50名以上いる場合）	使用開始の7日前まで	移転先の管轄消防署
防火・防災管理者選任届出書 （社員が50名以上いる場合）	規定なし （移転前の提出推奨）	移転先の管轄消防署
転居届	規定なし （移転前の提出推奨）	最寄りの郵便局
電話・ネット回線の移転手続き	規定なし （移転前の提出推奨）	各電話会社・インターネット業者

また、従業員への周知や取引先への連絡もこの段階で行いましょう。オフィス移転は従業員にとっても大きな負担を伴うプロジェクトです。そのため、説明会を実施し、移転の目的やスケジュールを丁寧に説明・共有することが重要です。

あわせてヒアリングを行い、意見を可能な範囲で反映させることで、従業員の負担や不満を軽減できます。早い段階から十分なコミュニケーションを取ることが、成功のカギとなります。

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オフィス移転1ヵ月前から当日のスケジュール 

≪やること≫

• 引っ越し業者との最終調整
• オフィス家具や備品の搬入
• 引っ越しの立ち会い

移転が間近になる1ヶ月前から当日は、最終確認と調整が主な業務となります。内装工事やインフラ工事の進捗を確認し、不備があれば修正を依頼します。また、引っ越し業者との最終調整を行い、当日のスケジュールを確定します。移転当日は、オフィス家具や備品の搬入など、段取りよく作業を進めることが求められます。荷物の破損や不足などがないか、念入りにチェックしましょう。

オフィス移転後のスケジュール 

≪やること≫

• 移転後に届け出が必要な書類の提出
• 新オフィスの環境整備
• 旧オフィスの引き渡し
• プロジェクトの振り返りと改善

移転後は、新オフィスでの業務をスムーズに開始できるように環境を整えることが重要です。インフラ設備や備品に不具合がないかを確認し、必要に応じて業者に対応を依頼します。また、移転プロジェクト全体の振り返りを行い、次回以降のプロジェクトに活かす知見を共有しましょう。従業員からフィードバックを収集し、改善の必要な箇所があれば積極的に対応していくことも重要です。

移転後に提出が必要な届け出の手続きも忘れてはいけません。移転後に届け出が必要な書類は、以下の通りです。

提出書類	提出期限	届け出先
本店移転登記申請書	移転後2週間以内	移転前の管轄法務局
支店移転登記申請書	移転後2週間以内	移転前の管轄法務局
異動届出書	移転後速やかに	移転前の管轄税務局
給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書	移転後1か月以内	移転前の管轄税務署
適用事業所所在地・名称変更（訂正）届	移転後5日以内	移転前の管轄年金事務所
労働保険名称・所在地等変更届	移転後10日以内	移転後の管轄労働基準監督署
雇用保険事業主事業所各種変更届	移転後10日以内	移転後の管轄公共職業安定所（ハローワーク）
自動車保管場所証明申請書（車庫証明）	移転後15日以内	移転後の管轄警察署
クレジットカード住所変更届	規定なし （移転後早めの提出推奨）	各クレジットカード会社

旧オフィスについては、原状回復工事が完了したら引き渡しを行います。

オフィス移転がおすすめなタイミング 

オフィス移転のスケジュール全体像をご紹介したので、続いてはオフィス移転の がおすすめなタイミングを紹介します。主に下記3つの時期がオフィス移転におすすめのタイミングです。 

1月～3月の決算期のタイミング 

大企業の半数以上が3月決算で、決算期に移転することで、決算期の経費として計上が可能です。また、このタイミングでオフィス移転を計画することで、新年度を新しい環境で迎える準備が整います。特に、従業員にとっては新たなスタートを切る絶好の機会となり、モチベーションの向上が期待できます。

6月～8月の閑散期のタイミング 

6月から8月は、多くの企業が比較的業務量の少ない閑散期に入る時期です。このタイミングでの移転は、業務への影響を最小限に抑えられるため非常に有効です。また、計画的な予約を行うことで、引っ越し業者や内装工事業者のスケジュール確保が容易になり、さらにコスト削減にもつながります。

特に夏季休暇中に移転作業を行うことで、従業員の負担を軽減しながらスムーズな移行が可能です。余裕をもって移転準備を進めるためにも、早い段階で業者との契約を締結しておくことが成功のカギといえるでしょう。 

大型連休があるタイミング 

ゴールデンウィークや年末年始などの大型連休は、オフィス移転を実施する理想的なタイミングです。連休期間中に移転作業を集中して行うことで、通常業務に与える影響を最小限に抑えることができます。また、連休明けには新しい環境で業務を開始できるため、従業員にとっても切り替えがスムーズです。ただし、連休中は引っ越し業者の予約が混み合う可能性があるため、早めにスケジュールを確定させる必要があります。 

オフィス移転スケジュールを立てる際のポイント 

ここでは、オフィス移転スケジュールを立てる際の、成功につながるポイントを紹介します。

スケジュールに余裕をもつ 

オフィス移転には、予期せぬトラブルがつきものです。例えば、第一希望のオフィス物件が契約できなかったり、内装工事が予定より遅れたり、インフラ工事に想定外の時間がかかったりすることがあります。そのため、スケジュールには必ず余裕を持たせることが重要です。特に、重要なマイルストーンを早めに設定し、計画全体に余裕を設けることで、柔軟に対応できる体制を整えましょう。 

期日が決まっている事項をスケジュールに反映させる 

届け出や解約予告など、期日が厳密に決まっている事項は、スケジュールの中で優先順位を高く設定する必要があります。これらのタスクは遅延が許されないため、早めに計画に組み込み、定期的に進捗を確認する仕組みを整えることが求められます。また、行政手続きに必要な書類は事前に準備しておくと、スムーズに対応できます。 

エクセルシートなどを活用してスケジュールの共通認識をもつ 

オフィス移転は多くの関係者が関与するプロジェクトのため、スケジュールの共有が欠かせません。エクセルシートやプロジェクト管理ツールを活用し、全員が進捗を一目で確認できるようにすることが必要です。また、タスクごとに担当者を明記し、締め切りを設定することで、責任の所在を明確にすることができます。 

チェックリストなどを活用してやるべき事項を明確にしておく 

オフィス移転には多岐にわたるタスクが伴います。これを整理し、段階ごとにやるべき事項を明確にするためにチェックリストを活用するのがおすすめです。チェックリストは、タスクの進捗を管理するだけでなく、抜け漏れを防ぐ効果もあります。特に、初めてオフィス移転を担当する場合には、事前に詳しいリストを作成することで、計画の精度を高めることができます。 

【チェックリストについて詳しく知りたい方はこちら】
【徹底解説！】オフィス移転のチェックリストを時系列ごとに紹介！

信頼できる業者を選定する

オフィス移転を円滑に進めるには、業者選定が重要です。「安いから」と価格だけで決めるのではなく、実績やサポート体制も重視して選びましょう。物件選定から内装デザインまで一気通貫で支援してくれる業者を選べば、スムーズにオフィス移転を進められます。

当サイトでのオフィス移転の成功事例を紹介

ここでは、つながるオフィスが実際に支援したオフィス移転の事例を2つ紹介します。

【採用面でプラスに】株式会社Japan Asset Management様

同社は規模拡大に伴いオフィスが手狭になり、移転を決意されました。内装付きであれば移転にかかるコストや時間を大幅に削減できるうえ、オフィスの雰囲気も齟齬なく確認できる点から、居抜き物件に絞って探していたそうです。今回移転を決めたオフィスは内装や設備の状態が綺麗で、家具や備品もほぼそのまま引き継ぐことができました。

そのため、追加購入はほとんどせず、スムーズ＆スピーディーに移転を実現。オフィス移転によって利便性や広さ、設備の使い勝手が向上しただけでなく、執務スペースにもゆとりが生まれ、従業員のコミュニケーションが活性化しました。また、ビルグレードを含めてオフィスがアップグレードしたことで、採用面でも良い効果が出始めているそうです。

移転詳細はVol.15　株式会社Japan Asset Management「入居＆退去の『W居抜き移転』実例をご紹介①／入居成功例」をご覧ください。

高級感を重視＿JIA証券株式会社様

移転を決意されたきっかけは、人員増加に伴いオフィスが手狭になったことでした。信頼感のある物件であることに加え、ゆとりのある執務空間や清潔感、設備の充実さなどを重視し、希望に合致する物件を選定されました。

当初はデザイン面や時短効果、経費節減効果の目的で居抜き物件や内装付き物件を検討されていましたが、最終的に決定した物件は通常物件だったため、予算もスケジュールも当初の想定よりかなりタイトな状況となりました。その状況でも「営業のデスクをフリーアドレスにしたい」「ロンドンの金融機関っぽい雰囲気にしたい」といった要望を内装に反映。

結果として、従業員からもポジティブに受け入れられる、満足度の高いオフィスを実現できたそうです。

移転事例はJIA証券株式会社／ 社長の指揮で絶景ビルにこだわり移転！“ベストな状態でお客様に対応できるオフィス”を目指して

まとめ 

オフィス移転は、適切なスケジュールを立てることでスムーズに進行することができます。本記事で紹介した期間ごとのスケジュールを参考に、効率的な計画を立てて理想的な移転を実現しましょう。準備をしっかり行い、従業員や取引先にとっても満足度の高い移転を目指してください。 オフィス物件の選定や、内装やインフラ工事のスケジュール管理は大変ですが、一括対応可能なオフィス移転業者を利用すれば、効率化とコスト削減が期待できます。移転時にはぜひ利用を検討してみてください。

また、コストを抑えてスピーディーに移転を実現するなら、居抜きオフィスを活用する選択肢もあります。

つながるオフィスは、居抜きオフィスの移転実績が豊富です。首都圏を中心に全国1,000件以上の物件を掲載しているだけでなく、ご希望の条件に合う物件が見つからなかった場合には非公開の優良物件情報をご紹介いたします。また、物件紹介から内装デザインまで一気通貫で実施しますので、スムーズな移転が可能です。居抜きオフィスへの移転をご検討の際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。