事務所改装で業務効率化？改装のメリットやポイントを紹介！

事務所改装で得られる5つのメリット

事務所改装を行うことで、企業にはさまざまなメリットがもたらされ、ここでは特に重要な5つのついて詳しく解説します。

業務効率・生産性の向上

働き方に合わせた事務所改装により、業務効率や生産性の向上が期待できます。

例えば、Web会議専用のブース席を設置することで、周囲の音を気にせず会議を行うことができるようになります。

従業員のモチベーション向上

快適で使いやすいオフィス空間は、従業員の満足度やモチベーション向上に大きく貢献します。「使いやすい」「きれい」「おしゃれ」「居心地がよい」といったオフィスでは、自然と社員の満足度が上がり、会社への帰属意識や愛着も高まるでしょう。

例えば、休憩スペースにカフェのようなリラックスできる空間を設けることで、業務中のリフレッシュ効果が高まります。

企業イメージの向上

洗練されたオフィス空間は、訪れた顧客や取引先に良い印象を与え、企業イメージの向上につながります。特に、事務所のエントランスや応接室などのお客様が目にする場所は、企業の顔として重要な役割といえるでしょう。

また、採用活動においても、オフィス環境は重要な判断材料となります。特に若い世代は職場環境を重視する傾向があり、魅力的なオフィスは優秀な人材を惹きつける要素です。会社案内やホームページ、SNSなどにオフィスの写真を掲載することで、企業ブランディングや採用力強化にもつながるでしょう。

オフィスのコスト削減

事務所改装を機に、省エネ設備の導入や空間の効率化を図ることで、以下2点の長期的なコスト削減も期待できます。

• 水道光熱費の削減
• スペースの効率化による賃料・維持コストの削減

空調システムの最適化や、窓からの日射を調整するブラインドの設置なども、水道光熱費のコスト削減にもつながります。

スペースの効率化によって、オフィス面積そのものを縮小できれば、賃料や維持費の削減にもつながります。このように、一時的に費用はかかるものの、長期的に見れば継続的なコスト削減効果を得られる点も、事務所改装の大きなメリットといえるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化

社員同士が自然と交流できるようなレイアウトを設計することで、社内コミュニケーションの活性化も図れます。例えば、フリーアドレス制の導入や、部署間のパーテーションを低くする、オープンスペースやコラボレーションエリアを設置するなどの工夫が効果的です。

事務所改装の種類

分けて以下の2つに当てはまります。事務所改装を検討する際、改装の規模や内容によって費用は大きく異なりますので、自社に適した改装方法を選び、それぞれの特徴を理解しておきましょう。

全体改装の特徴

全体改装は、オフィス全体のデザインやレイアウトを根本から見直し、一新する改装方法です。

老朽化が進んでいるオフィスや、企業イメージの刷新を図りたい場合はもちろん。働き方を大きく変革したい企業に適しています。自由度が高く、理想のオフィス環境を実現できる反面、工期も費用も大きくなる傾向があります。

部分改装の特徴

部分改装は、オフィス全体ではなく、特定の場所だけを改装する方法です。受付や会議室、執務エリア等のオフィスの一部を目的に応じて改装します。オフィス全体の劣化はそれほど進んでいないものの、特定の機能を強化したい場合や、予算の制約がある場合に適しています。

会社の成長段階や予算状況に応じて、全体改装と部分改装を使い分けることもひとつの戦略。

例えば、最初は受付など来客エリアを改装し、予算に余裕ができた段階で執務エリアを改装するといった段階的なアプローチによる工事も可能です。

事務所改装の進め方6ステップ

事務所改装を成功させるためには、計画的に進めることが重要です。ここでは、改装プロジェクトを進める際の6つのステップを順を追って解説します。

手順1：改装の目的を明確にする

事務所改装の第一歩は、古くなったから」という漠然とした理由ではなく、「業務効率を向上させたい」「社内コミュニケーションを活性化したい」「企業イメージを刷新したい」など、具体的な目的を設定しましょう。

目的を明確にするには、現状のオフィスの課題を洗い出すことが効果的です。社員アンケートを実施して、どのような点に不満や改善要望があるかを調査してみるのも良いでしょう。

手順2：予算とスケジュールを策定する

改装の目的が明確になったら、次に予算とスケジュールの策定に移ります。予算は改装の規模や内容によって大きく異なりますので、前述の費用相場を参考にしながら、自社にとって適切な金額を設定しましょう。改装費用以外にも、一時的な移転費用や、新しいオフィス家具の購入費用なども考慮する必要があります。

スケジュールについては、設計期間、工事期間、引っ越し期間などを考慮して計画を立てます。特に工事期間中の業務への影響を最小限に抑えるため、繁忙期を避けた計画を立てることが重要です。

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手順3：デザインとレイアウトを検討する

予算とスケジュールが決まったら、具体的なデザインやレイアウトの検討に入ります。この段階では、専門会社（複数）のデザイナーや設計者と協力して、機能性と美観を両立させたプランを練り上げていくと良いでしょう。

1. ゾーニング：執務エリア、会議室、休憩スペースなど、用途に応じたエリア分けを行います。関連する部署を近くに配置するなど、業務の流れを考慮したゾーニングが効果的です。
2. 動線計画：社員の移動がスムーズに行えるよう、適切な通路幅や配置を考えます。頻繁に往来する部署間は近接させるなど、移動効率を高める工夫も大切です。
3. ブランディング：企業のコーポレートカラーや理念を反映したデザインにすることで、ブランディング効果も期待できます。特に来客エリアでは、企業のイメージを伝えるデザイン要素を取り入れるとよいでしょう。
4. 柔軟性：将来的な組織変更や人員増減にも対応できるよう、レイアウト変更が容易な設計を心がけることも重要です。

デザイン検討の段階で3Dパースやモックアップを活用すると、完成イメージがつかみやすくなります。
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業者選定および許認可と法的手続きを確認する

オフィスを改装する際は、ビルの工事区分表を元に施工を行い、オーナーや管理会社から承認を得る必要があります。

また、間仕切り設置や用途変更で消防設備が変わる場合は管轄消防署へ届出を行い、避難経路や防火区画への影響をチェックします。

さらに構造に関わる大規模工事では建築確認申請など建築基準法上の手続きが求められるため、専門知識を持つ設計事務所やゼネコンへ相談し、適法かつ円滑に進めることが重要です。

尚、このタイミングで事務所改装のパートナーになる専門会社を選定する必要があります。

引用：防火対象物の工事等計画の届け出をしよう | 東京消防庁

事務所の仮移転等の実施工事を実施する

デザインと許認可が整ったら、いよいよ工事へ進みます。業務への影響を抑えるには、①全面改装なら仮オフィスへ一時移転する、②区画ごとに工事して執務スペースを確保する、③週末や休暇を活用して小規模工事を行う3つの方法が代表的です。

1. 不具合対応：工事完了後に発見された不具合に対する修正対応です。契約時に保証期間や対応範囲を明確にしておくことが重要です。
2. メンテナンス支援：定期的な点検や清掃など、オフィス環境を良好に保つためのサポートです。特に特殊な内装材や設備を導入した場合は、適切なメンテナンス方法を確認しておきましょう。
3. 追加改修対応：使用してみて必要になった小規模な改修や、将来的な拡張への対応力も重要な要素です。

また、改装後は社員からのフィードバックを集め、必要に応じて微調整を行うことも大切です。

賃貸物件の原状回復義務を確認する

賃貸オフィスを改装する場合、退去時の原状回復義務は特に重要なポイントです。原状回復とは、入居前と同じ状態に戻すことを指し、契約条件によっては大幅な費用負担が発生する可能性があります。

消防法を遵守したデザインにする

オフィス改装において、消防法の遵守は安全面だけでなく、法的にも絶対に欠かせない要素です。特に押さえたいポイントとして難経路の確保、防火設備の配置、内装材の防炎性能などが挙げられます。

消防法は地域や建物の用途によって適用される規定が異なるため、専門知識が必要です。信頼できる設計事務所や工事業者と協力し、計画段階から消防法への適合性を確認しながら進めることをおすすめします。消防署の検査で問題が発覚すると、追加工事やレイアウト変更が必要になり、予算やスケジュールに大きな影響を及ぼす可能性があるからです。

引用：防火対象物の工事等計画の届け出をしよう | 東京消防庁

工事中の業務スペースを確保する

改装工事中の業務継続は、多くの企業にとって重要な課題です。工事の規模や内容によって対応方法は異なりますが、事前に十分な計画を立てることが重要です。

全面改装を行う場合は、一時的に別の場所へ移転することが一般的です。近隣のレンタルオフィスやサテライトオフィスを短期間借りる、あるいはテレワークを活用するなどの方法が考えられます。部分改装の場合は、工事エリアと執務エリアを明確に区分し、防塵・防音対策を徹底することで、業務への影響を最小限に抑えることができます。

いずれの場合も、工事スケジュールを社内に事前周知し、特に騒音が発生する作業については時間帯を調整するなどの配慮が必要です。

施工可能な範囲を把握する

オフィス改装には、建物の構造や設備、共用部分との関係から、施工できる範囲に制限があることを理解しておく必要があります。

たとえば、建物を支える構造壁は撤去や移動ができないため、レイアウトはその位置を前提に考える必要があります。また、電気・水道・空調などの基幹設備は大幅な移設が難しく、とくに水回りは排水管の位置制約が大きいです。さらに廊下やエレベーターホールなどの共用部、外壁・窓の改修は原則禁止されているため、計画段階で施工可能範囲を明確にし、非現実的な案に時間とコストを費やさないよう注意が必要です。最終確認を徹底しましょう。

事務所改装の業者選びのポイント

事務所改装の成功は、信頼できる業者選びにかかっていると言っても過言ではありません。

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ここでは、適切な業者を選ぶための3つの重要なポイントについて解説します。

施工実績を確認する

業者選びで最も重視すべき点の一つが、施工実績です。豊富な施工経験を持つ業者は、さまざまなケースに対応するノウハウを持っており、予期せぬ問題にも適切に対処できる可能性が高いでしょう。

施工実績を確認する際は、自社と同規模・同業種の事例の有無、ビフォーアフターで課題がどう解消されたか、顧客の評価やトラブル時のフォロー体制、短納期対応の実績などに注目すると安心です。まずはウェブサイトやパンフレットで事例を調べ、業界特有の要件への理解度を把握するのがおススメです。

さらに実際の改装オフィスを見学し、担当者と面談して具体的な工夫やコスト感を確認すれば、業者選定の精度が大幅に高まります。

法律面の知識が豊富か

オフィス改装では消防法や建築基準法に精通した業者を選ぶことが不可欠です。有資格者の在籍、消防届・建築確認など許認可申請の実績、法的トラブル時の対応力を確認するうえで質問していくのが良いでしょう。具体的には過去事例やフォロー体制の事例を聞き、安心して任せられるかを見極めることが、余計な遅延や追加コストを防ぐ鍵になります。

また、仕様変更や追加工事が発生した際の契約条件や費用算定方法を事前に確認することで、想定外の出費を避けられます。信頼できるパートナー選びが最終成果を左右します。

アフターサービス体制が整っているか

改装は完了がゴールではなく、長期使用を見据えたアフターサービスが重要です。保証期間と対象範囲が明確か、一般的に一年が多いものの延長オプションの有無も確認をしておくのがよいでしょう。

加えて、定期点検や修繕支援などメンテナンスの有無、担当変更時でも引き継ぎが機能する緊急対応体制を把握することが大切です。複数社の見積書を比較し、費用だけでなくサービス面を総合評価すれば、改装後も安心してオフィスを運用できるようになります。

まとめ

事務所改装は、単なる見た目の刷新ではなく、業務効率の向上や社員のモチベーションアップ、企業イメージの向上など、さまざまな効果をもたらす重要な投資です。

事務所改装は決して小さな投資ではありませんが、適切に計画し実行することで、企業の成長や競争力強化に大きく貢献するプロジェクトとなります。