事務所移転の完全ガイド｜流れ・必要な手続き・注意点

事務所移転の流れ・スケジュール

事務所移転を成功させるには、まず移転の全体的な流れを把握することが重要です。事務所移転にかかる期間の目安は、事務所の規模や移転の目的などによって異なりますが、一般的に以下の通りです。

• 小規模事務所：4～6ヶ月
• 中規模事務所：6～12ヶ月
• 大規模事務所：12ヶ月以上

続いて、いつまでに何をすべきなのか、期間ごとに実施が必要となるタスクを見ていきましょう。中規模事務所を想定した場合の事務所移転の具体的なスケジュールは以下の通りです。

移転6ヶ月前までのスケジュール

• 移転の目的の明確化
• 現事務所の解約手続き
• 新事務所の物件選定

移転4ヶ月前までのスケジュール

• 新事務所の内装設計
• 内装業者との打ち合わせ
• 工事、インフラ設備、家具の手配

移転をスムーズに進めるには、早い段階での計画立案が不可欠です。事務所の規模や移転の目的に応じて、対応すべきことと必要な期間を逆算しながらスケジュールを組みましょう。

【移転スケジュールの立て方について詳しく知りたい方はこちらをチェック】
オフィス移転のスケジュールの目安は？ポイントやおすすめの時期も紹介！！

事務所移転に伴う手続き

事務所移転には、さまざまな手続きが発生します。まず、旧事務所を退去するまでにやるべきことを紹介します。どのような手続きが必要なのか、確認していきましょう。

事務所の解約

移転が決定したら、旧事務所の解約手続きを行います。解約通知期間内に、事務所の貸主や管理会社に解約通知を出しましょう。解約通知期間は物件や契約内容によって異なるため、事前に契約書を確認しておくことが大切です。

また、旧事務所を退去する際は、原状回復工事が必要です。解約通知後は、原状回復工事の見積もり依頼を早めに行い、退去にかかる費用と退去までのスケジュールを把握しておきましょう。なお、居抜き退去ができれば、原状回復工事は不要となるケースが多いです。

電気・ガス・水道・インターネット・電話回線の移転手続き

移転先でもライフラインを利用できるように、インターネット回線、電話回線の契約状況を確認しましょう。

現在使用している契約会社と同じサービスを移転先でも利用する場合は、契約会社に連絡をして移転手続きを行います。別のサービスに切り替える場合は、解約手続きを行う必要があります。一方、電気やガス、水道はビル管理会社にて管理されている事務所物件が多いです。ただし物件によってはテナントが契約会社と直接契約をするケースもあるので、各社と直接契約をされている場合は、併せて確認しましょう。中には立ち合いが必要な手続きや工事が必要な手続きもあるため、早めに手続きをして日程を調整することが大切です。

銀行口座・クレジットカードの登録情報の変更

法人名義の銀行口座やクレジットカードの登録情報の変更手続きも忘れずに行う必要があります。銀行口座の変更は、窓口だけでなくインターネットからでも手続きが可能です。変更手続きには通帳や届出印、登記事項証明書など必要なものが多々あります。取り寄せが必要な書類もあるので、確認して早めに用意しておきましょう。また、クレジットカードの変更手続きは一定の時間がかかるケースが多いため、速やかにクレジットカード会社に連絡することが重要です。

各種保険の契約変更

社会保険や雇用保険、労働保険など、自社で契約している保険の契約変更手続きも必要です。被保険者情報、証券番号などの情報をリストアップし、必要書類を準備して、速やかに保険会社に連絡しましょう。

取引先への連絡

事務所移転をする前に、取引先への移転の連絡と挨拶も必ず行う必要があります。このとき、連絡漏れをしたり、失礼な言葉遣いを用いて挨拶したりするのは信用に大きく関わるため、注意が必要です。連絡漏れのないように取引先のリストアップを行うとともに、丁寧な言葉遣いを心掛けて文面を作成しましょう。事務所移転の連絡方法は、基本的にハガキでもメールでも問題ありません。

事務所移転に伴う各機関への手続き

事務所移転の際は、各機関への手続きも必要です。ここでは、機関ごとに必要な提出書類を紹介します。

年金事務所への手続き

年金事務所では、健康保険や厚生年金保険の変更手続きを行う必要があります。移転前の事務所と移転後の事務所が同一の管轄内か管轄外かで、提出する書類に違いがあるので、しっかり確認しておきましょう。移転先の事務所が管轄内の場合は「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）」を、管轄外の場合は「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外）」を提出します。いずれの場合も、移転後5日以内に”移転前”の管轄の年金事務所に提出する必要があります。

なお、手続きは窓口への持参のほか、郵送や電子申請も可能です。法人登記簿謄本のコピーや個人事業主の場合は事業主の住民票のコピーなど添付書類が必要なので、事前に確認しておきましょう。

労働基準監督署への手続き

労働基準監督署では、労働保険関係の手続きを行う必要があります。移転後10日以内に、「労働保険名称・所在地等変更届」を”移転後”の管轄の労働基準監督署へ提出しましょう。ただし、一元適用事業所と二元適用事業所で提出先が異なるため、注意が必要です。一元適用事業所とは、労災保険と雇用保険の申告・給付を一元的に取り扱う事業所のことです。二元適用事業所とは、労災保険と雇用保険の申告・給付をそれぞれ区別して行う事業所を指します。一般的に、農林漁業や建設業が二元適用事業、それ以外の事業が一元適用事業に当てはまります。

一元適用事業所の場合、労働基準監督署に変更届を提出します。二元適用事業所の場合、労災保険の変更届は労働基準監督署に、雇用保険の変更届は公共職業安定所に提出する必要があります。手続きは窓口への持参のほか、郵送や電子申請も可能です。

法務局への手続き

法務局では、移転登記申請の手続きが必要です。会社または支店を設立した場合、本店所在地・支店所在地をそれぞれ登記することが法律で義務付けられています。本店を移転する場合は「本店移転登記申請書」を移転後2週間以内に、支店を移転する場合は「支店移転登記申請書」を移転後3週間以内に、それぞれ”移転前”の管轄の法務局に提出します。移転前と移転後で管轄の法務局が変わる場合、”移転前後”の管轄法務局に申請書を提出する必要があります。なお、手続きの際は株主総会議事録や株主リストなどの書類が必要なので、事前に確認しておきましょう。

税務署への手続き

税務署へは、「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」を提出する必要があります。「異動届出書」は特に提出期限は定められていませんが、速やかに”移転前”の管轄の税務署に提出しましょう。「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」は、移転後1ヶ月以内に”移転前”の管轄の税務署に提出します。なお、移転によって納税地が変わる場合、”移転前後”の管轄の税務署への提出が必要です。手続き方法は、窓口への持参のほか、郵送やe-Taxでの提出も可能です。

都道府県税事務所への手続き

都道府県税事務所へは、「事業開始等申告書」の提出が必要です。移転後速やかに、”移転前後”の管轄の税事務所に提出しましょう。東京都は移転後15日以内、神奈川県は移転後1ヶ月以内に提出するというように、提出期限は都道府県によって異なります。そのため、各税事務所の窓口や公式サイトで提出期限や提出方法を確認しておくことが大切です。

公共職業安定所への手続き

公共職業安定所へは、「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要です。移転後10日以内に、”移転後”の管轄の公共職業安定所に提出しましょう。手続きを行う際は、労働基準監督署で労働保険関係の手続きをした際の書類の控えが必要なので、先に労働基準監督署で手続きを済ませておくとスムーズです。なお、郵送での受付には対応していないため、窓口への持参または電子申請を利用して手続きを行います。

郵便局への手続き

郵便局へは、「郵便物届出変更届（転居届）」を最寄りの郵便局に提出します。転居届を提出することで、1年間は旧住所宛の郵便物が新住所に届くようになるため、重要な書類が届かないといったトラブル防止につながります。なお、手続き完了には1週間程度かかるので、移転の1週間前を目安に手続きを行うと良いでしょう。

消防署への手続き

消防署へは、「防火対象物工事等計画届出書」「防火対象物使用開始届出書」「消防計画作成（変更）届出書」を提出する必要があります。「防火対象物工事等計画届出書」は工事開始の7日前までに、「防火対象物使用開始届出書」と「消防計画作成（変更）届出書」は移転の7日前までに、それぞれ”移転後”の管轄の消防署に提出します。また、従業員が50人以上いる場合、「防火・防災管理者選任（解任）届出書」の提出も義務付けられています。防火・防災管理者に選任された者は、「消防計画作成（変更）届出書」の提出も必要です。いずれも、窓口への持参のほか、郵送や電子申請での手続きが可能です。

警察署への手続き

移転後も車両を保有する場合、警察署に「自動車保管場所証明申請書（車庫証明）」の提出が義務付けられています。移転後15日以内に、”移転後”の管轄の警察署に提出する必要があるので、移転したら速やかに手続きを行うようにしましょう。

事務所移転にかかる費用の種類と目安

事務所移転には、さまざまな費用がかかります。事務所の移転にかかる費用は、規模や立地、移転先の事務所のデザインなどによって異なります。

中規模事務所を想定した場合にかかる移転費用の目安を見てみましょう。

【新事務所の構築にかかる費用】

• ・内装工事費：坪単価20万円～40万円
• ・インフラ工事費：50万円～200万円
• ・オフィス家具購入費：1席あたり10万円～30万円
• ・工事着手金：工事費用全体の50％～100％
• ・設計費：内装費用の10％～20％

【新事務所の入居にかかる費用】

• ・賃料：坪単価2万円～5万円/月
• ・敷金：賃料の3ヶ月～12ヶ月分
• ・礼金：賃料の0ヶ月～2ヶ月分
• ・保証会社費用：賃料の0.5ヶ月～1ヶ月分
• ・引っ越し費用：50万円～200万円
• ・火災保険料：年間で3万円～10万円程度
• ・仲介手数料：賃料の1ヶ月分

【旧事務所の退去にかかる費用】

• ・原状回復工事費：坪単価8万円～15万円
• ・不用品の処分費用：5万円～50万円

【その他の諸費用】

• ・必要書類の作成費用：1万円～10万円
• ・移転告知費用：5万円～50万円

小規模な移転であれば数百万円程度で済むこともありますが、大規模な移転の場合は数千万円程度かかる場合もあります。どのような費用がどの程度かかるかを細かく把握しておくことで、計画的に予算の確保や配分ができ、スムーズに移転作業を進められるでしょう。

【移転の費用について詳しく知りたい方はこちらをチェック】
【図解】オフィス移転にかかる費用は？概算から詳細な内訳まで紹介！

事務所移転の際の注意点

事務所移転は手続きや作業など対応すべきことが多いため、準備が不足していると思わぬトラブルやミスを招く可能性があります。事務所移転の際は、これから紹介する3つのポイントに注意しましょう。

事務所移転の目的を曖昧にしない

そもそもなぜ事務所を移転するのか、その目的を明確にすることが大切です。事務所移転の目的が曖昧なままだと、新事務所に求める要件も定まりません。要件が定まらないまま物件探しを行えば、「事務所を移転して実現したかったことが実現できない」「旧事務所で発生していた課題が解決されないまま新事務所に引き継がれる」といったトラブルに発展し、再び事務所移転を検討しなければならなくなる可能性があります。事務所が現状抱えている課題を洗い出し、事務所を移転して実現したいことや解決したい課題を明確にしておきましょう。

手続きに漏れがないかチェックする

事務所移転は各手続きや業者への発注など、対応すべきことがたくさんあります。中には期限が定められている手続きもあるため、計画的に進めていかなければなりません。スケジュールに余裕がない中で移転作業を行うと、手続きに漏れや遅れが発生する可能性もあるので注意が必要です。漏れや遅れのないように早めに準備をしておくとともに、対応すべきことをリストアップしてスケジュールに組み込んでおきましょう。

【事務所移転で活用できるチェックリストはこちら】
【徹底解説！】オフィス移転のチェックリストを時系列ごとに紹介！

原状回復工事の手配を忘れない

旧事務所を退去する際は、契約期間の満了までに原状回復工事を完了させる必要があります。これを怠ると、追加費用を請求されたりトラブルに発展したりする可能性があるため、必ず原状回復工事の手配を忘れないように注意してください。契約書の内容に基づいて、貸主と退去条件について事前に話し合い、早めに原状回復工事の見積もりを取得しましょう。

なお、居抜き退去ができれば原則として原状回復工事は不要になります。次のテナントがそのまま内装や設備を引き継ぐ前提のため、原状回復工事費や不用品の処分費用も削減できます。居抜き退去をするには貸主との交渉が必要ですが、合意が得られればメリットも大きいでしょう。

事務所移転を効率的に進めるポイント

事務所移転には多くのタスクが伴うため、多大な時間や労力がかかります。事務所移転を効率的に進めるなら、これから紹介する2つのポイントを意識してみてください。

居抜きオフィスを活用する

居抜きオフィスとは、前のテナントが使用していた内装や設備をそのまま引き継ぐ物件のことです。居抜きオフィスを活用することで、内装工事や設備工事の必要がなくなり、大幅に時間を削減できます。工事費用や家具の購入費用も削減できるため、コスト面のメリットも大きいです。居抜きオフィスなら企業規模を問わず、スムーズに移転を進められるでしょう。物件探しの際は、希望のレイアウトや内装に近い居抜きオフィスを見つけることが大切です。

一気通貫で支援してくれる業者を選ぶ

事務所移転をスムーズに進めるには、業者のサポートが欠かせません。物件の紹介から契約、内装工事、引っ越しまで一気通貫で支援してくれる業者を選べば、スケジュール管理を大幅に効率化でき、移転計画全体の時間短縮につながります。居抜き退去をする場合は、居抜き退去の実績がある業者を選ぶことで、貸主への交渉や次の入居希望者探しなどもサポートしてもらえます。移転することが決まったら、早めに業者に相談しましょう。

まとめ

事務所移転には多くのタスクが伴います。手続きに漏れや遅れがないように、やるべきことをリスト化して、早めに準備を進めましょう。スケジュールに余裕のある移転計画を立てることで、柔軟に対応できる体制を構築しやすくなります。また、事務所移転を成功させるには、移転をサポートしてくれる業者の選定も重要です。

つながるオフィスは、事務所移転の実績が豊富です。中でも居抜きオフィス物件の移転を強みとしており、物件の紹介からデザインまで一気通貫でサポートしますので、移転にかかる手間やコストを削減して、スムーズな事務所移転を可能にします。居抜き退去や居抜きオフィス物件への移転をご検討の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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