オフィスのコスト削減に取り組む8つの方法｜コストの種類や注意点も解説

オフィスの維持にかかる主なコストの種類

まずはオフィスの維持にどのようなコストがかかるのかを把握しておきましょう。オフィスの維持にかかるコストは、主に以下の4種類です。

オフィスコスト

オフィスコストとは、オフィスの賃料、コピー用紙やボールペンなどの消耗品費、備品の購入費といったオフィスの運営に必要となるコストのことです。オフィスの賃料は立地やビルグレード、占有面積などによって異なりますが、一般的に売上に対する利益の1～2割程度といわれています。オフィスにかかるコストの中でも大きな割合を占める項目のため、賃料を削減できれば大きなコスト削減につながります。

オペレーションコスト

オペレーションコストとは、人件費、物流費、福利厚生費など、企業活動を日々行うために必要となるコストのことです。人件費には毎月の給与や残業代、交通費、社会保険料などが含まれており、オフィスにかかるコストの中でも大部分を占めています。コスト削減に取り組む際は、採用方法を見直すことで、今後発生する人件費を抑えられる可能性があります。

エネルギーコスト

エネルギーコストとは、電気・水道・ガスなどの水道光熱費、車両のガソリン代といった企業活動を支えるコストのことです。中でも電気代はエネルギーコストにおいて大きな割合を占めており、オフィスが広いほど高額になる傾向にあります。水道光熱費は快適に働くうえで欠かせないコストですが、必要以上に使用しているケースもあるでしょう。従業員の協力で節電・節水などに取り組むことで、コスト削減が期待できます。

ITコスト

ITコストとは、パソコンやスマートフォンなどのハードウェアの購入費・リース費、セキュリティソフトをはじめとしたソフトフェアの導入費、インターネット・電話回線の通信費といったコストのことです。通信費の基本料金や使用料金は業者によって異なるので、業者を見直すことでコスト削減が期待できます。

オフィスのコスト削減に取り組む8つの方法

ここからは、オフィスのコスト削減に取り組むうえで効果的な方法を8つ紹介します。

オフィス賃料の値下げを交渉する

一般的に、賃料は立地やビルグレードなどによって相場が異なりますが、入居した時期によっては現在の周辺相場よりも賃料が高いケースもあります。このような場合、賃料が高い理由や地域の空室率、市場価格などのデータを集めたうえで、貸主に賃料の値下げを交渉してみるのも一つの手です。賃料の交渉に応じてもらえれば、大幅なコスト削減が期待できます。なお、賃料改定に関しては契約書に記載されていることが一般的です。交渉を検討する際は、必ず事前に契約書を確認しておきましょう。

オフィスの移転を検討する

オフィスの賃料を削減するには、現オフィスよりも賃料の安いオフィスへ移転を検討するのも有効です。移転の際、内装や家具を次の入居希望者に継承する「居抜き退去」ができれば、原状回復費用や不用品処分にかかる費用の削減が可能です。また、居抜き物件に入居することで内装工事費用も削減でき、さらなるコスト削減につながります。なお、居抜き退去や居抜き物件への移転を成功させるには、念入りな準備と業者のサポートが欠かせません。居抜き退去・移転を検討する際は、居抜きによるオフィス移転の実績が豊富な業者に相談すると良いでしょう。

テレワーク・フリーアドレスを導入する

テレワークやフリーアドレスを導入すると、従業員全員分の席を確保する必要がなくなります。オフィスを縮小して省スペース化することで、コスト削減につながります。テレワークの導入によって出社率が下がれば、その分交通費やエネルギーコストの削減も可能です。また、フリーアドレスはオフィス内で自由に席を選べるオフィスレイアウトで、従業員全員分のデスクを用意する必要がないため、備品やオフィス家具の購入費を抑えられるメリットもあります。

アウトソーシングを検討する

アウトソーシングを活用することで、採用にかかる人件費を削減できます。たとえば、専門的な知識やスキルを持つ人材に外部委託することで、教育コストの削減につながり、社内の人的リソースの効率的な配分も可能です。ただし、外部に頼りっきりになると社内にノウハウが蓄積されないため、バランスを考慮して検討することが大切です。

レンタル・リースを利用する

OA機器やIT機器を購入するのではなく、レンタル・リースすることで、導入にかかる初期費用を削減できます。レンタル・リースを活用すると、最新の機器を利用できたり、提供会社のサポートを受けられたりするメリットもあります。ただし、機器の使用期間によっては、購入した場合のコストを上回る可能性もあるため注意が必要です。長期利用する場合、レンタル・リースのコストと購入した場合のコストと比較したうえで検討しましょう。

ペーパーレス化を推進する

紙の書類を活用している場合、ペーパーレス化することでコスト削減につながります。ペーパーレス化によって、紙の購入費や印刷費、書類を保管するスペース費用、書類の廃棄費用といったさまざまなコストの削減が可能です。

節電・節水を心掛ける

従業員に節電や節水を呼びかけることも有効です。蛍光灯をLED照明に置き換えるほか、使わない電気はこまめに消灯するなど、工夫することでコスト削減が期待できます。また、使用している電化製品が古い場合、過剰に電力を消費している可能性があります。電力を効率的に使用するために、古い電化製品は新しいものに買い替えることも検討すべきです。

通信会社や契約プランを見直す

電話やインターネットなどの通信会社や契約プランを見直すことで、大幅なコスト削減が期待できます。通信会社によって法人向けのプランが複数あるため、より安いプランへ乗り換えるのも一つの手です。また、契約台数や事業規模などに応じて割引が適用されるケースもあるので、契約内容を見直して割引適用を受けられれば通信費の削減につながります。

オフィスのコスト削減の進め方

オフィスのコスト削減で高い効果を得るには、しっかり計画を立てて取り組むことが大切です。オフィスのコスト削減に取り組む際は、以下の4つのステップで進めましょう。

1.現状の把握と課題の洗い出しを行う

まずは部署やプロジェクトごとに現状どのようなコストがかかっているかを把握し、課題点の洗い出しを行いましょう。課題点を洗い出す際は、現場で働く従業員にヒアリングするのも効果的です。現状と課題を把握することで、今度どのような対策をすべきかを検討しやすくなります。

2.優先順位をつける

現状かかっているコストと課題点を把握できたら、削減が必要なコストと不要なコストを仕分けし、削減すべきコストの優先順位をつけていきましょう。「削減効果が大きいもの」「取り組みやすそうなもの」などから優先的に取り組むのがおすすめです。また、優先順位を決定する際は、経営陣だけで検討するのではなく、ヒアリングした現場の声を考慮することも大切です。

3.コスト削減のプランを策定する

優先順位をつけたら、コスト削減に取り組む際の目標を設定し、プランを策定しましょう。たとえば、「今年度中にオペレーションコストを10％削減する」という目標を設定した場合、その目標を達成するために「新規プロジェクトでアウトソーシングを活用する」「残業が多い部署でITツールを導入し、業務効率化を図る」など具体的な実施方法を検討します。コスト削減に取り組むためには、現場の従業員の協力が欠かせません。従業員が無理なく取り組めるように、現実的な目標を設定することが大切です。

4.効果検証を行う

プランを実行したあとは、どれだけのコストを削減できたのか定期的に効果検証を行いましょう。ただコストが削減できているかの可否だけでなく、業務に支障が出ていないか、特定の部署や従業員にしわ寄せが来ていないかなども確認します。コストを削減したことで新たな課題が生じているのであれば、プランを見直して改善していくことが大切です。

オフィスのコスト削減における注意点

オフィスのコスト削減に取り組む際は、コストを削減することばかりを意識して、必要なコストまで削減しないように注意しましょう。たとえば、商品やサービスの質を維持するために必要なコストを削減してしまうと、売上減少や企業イメージの低下を招くおそれがあります。セキュリティに関わるコストや従業員のモチベーション維持につながるコストを削減すれば、不正アクセス・情報漏洩などのトラブルや生産性の低下、離職率の増加につながり、むしろ不利益を被ります。削減するコストは、企業の成長や利益につながるものを選びましょう。

まとめ

オフィスのコスト削減を行う際は、自社で現状どのようなコストが発生しているのかを把握して、削減すべきコストに対して適切にアプローチすることが大切です。オフィスの賃料削減やスペース縮小をする場合、オフィス移転を検討することもあるでしょう。オフィス移転を効率的に進めるには、業者のサポートが欠かせません。
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