オフィス移転時のコストをうまく削減するための重要なポイント

オフィスの移転は、オフィスの規模や従業員数などによって異なりますが、数百万単位の高額な費用かかることがあります。見積もりを見て「思ったよりも費用が高い！」と驚いた方もいらっしゃるかもしれません。そこでこの記事では、オフィス移転時のコストをうまく削減するための重要な3つのポイントを解説します。無理のない資金計画で、理想のオフィスを実現させましょう。

オフィス移転費用の予算を立てるには、まずは何にいくらかかるのか理解しておくことが大切です。オフィスの規模や従業員数などによって異なりますが、一般的なオフィス移転費用の相場は下記のとおりです。※新オフィスの内装にこだわりたい場合や、新たに什器やオフィス家具を購入する場合はさらに高額になる可能性があります。

◎オフィス移転費用の相場

・現在のオフィスの原状回復費…状況によって異なるが、坪5～10万が目安
・保証金、敷金…物件の規模等により賃料の6～12カ月分が目安
・新オフィスの間仕切り工事費…坪単価20～40万円前後が目安
・新オフィスのオフィス家具の新調…社員1人当たり10～20万円が目安
・電気工事、電話・LANなど通信工事費…社員1人当たり7万円～
・ネットワーク・セキュリティ費…社員1人当たり10～20万円 が目安

それでは、オフィス移転時のコストを削減するための重要なポイントを解説します。大きく分けて「原状回復費」「新オフィスの賃料」「新オフィスの内装費」がコストダウンの鍵です。詳しくみていきましょう。

「原状回復」とは、オフィスを退去する際に、借りたときの状態に戻すことを意味します。賃貸借契約書には「原状に復したうえで、本件建物を明け渡す」 「壁、天井、床などに対する修理は借主が負担する」など、退去するときに物件をどのような状態に戻さなければならないのかが明記されているはずです。原状回復工事費は、状況によって異なりますが、坪5～10万が目安で、30坪のオフィスでは、150～300万円程度が必要といわれています。オフィスの規模によっては数百万かかる場合もあります。

そこでおすすめの方法が、居抜きで退去できるよう後継テナントを探すことです。居抜きの入居希望者の募集を行い「そのまま内装や設備などを引き継いだ状態で借りたい」という企業が現れれば原状回復工事が不要です。

賃貸物件を契約する際、基本的には「敷金・礼金・仲介手数料」などの費用がかかります。法人契約の場合、賃料の10～12ヵ月分の敷金が必要になる場合が多いです。たとえば、賃料が100万円（50坪で2万円／坪）のオフィスを借りる場合、敷金（12ヵ月分）1,200万円と非常に高額な費用が必要です。退去時に敷金は返還されますが、原状回復工事費用に充当されるため、場合によっては敷金が返還されないケースも多くあります。

しかし、中には別途で保証会社への入るための費用がかかるケースもございますが敷金ゼロのオフィスも存在します。さらに敷金・保証料・原状回復費用ともにゼロの物件を選べば大幅に移転費用を抑えることができます。新オフィスの初期費用を抑えたいという方はこのような物件を探してみるのもおすすめです。

新オフィスの内装費を抑える方法としては、下記の3つが効果的です。
1.居抜き物件を借りる
2.内装をDIYする
3.今まで使っていたオフィス家具を再利用する
新しいオフィスは居抜き物件を借りて、内装や設備などをそのまま利用すればコストを大幅にカットすることができます。また、壁を塗ったり床にマットを敷いたりする作業を自分たちでDIYをしたり、今まで使っていたオフィス家具を再利用する、リサイクル家具を購入するのもおすすめです。内装やオフィス家具にこだわればこだわるほどコストがかかりますので、このような工夫をしてみてはいかがでしょうか。「自分たちでオフィスを作りあげた」という一体感や社員のコミュニケーションが活性化するという効果も期待できます。

どうしても新オフィスの移転費用にばかり意識が向いてしまいがちですが、今まで借りていたオフィスの原状回復費によって移転費用の金額は大きく変わります。新オフィスの内装に関しては、強いこだわりがなければ費用を抑えることができますが、今まで借りていたオフィスの原状回復は避けては通れないものなので、いかに費用を抑えるかが重要です。居抜き募集をかけて次の企業にそのまま使ってもらえるのが1番の費用削減になるので、これからオフィスの移転を考えている方は検討されてみてはいかがでしょうか。