オフィスの引っ越し、最適な日程、スケジュールは？

オフィスの引っ越しは、スケジュールが複雑で、関係各所との連携や調整が必要なプロジェクトです。いつまでに何をすれば良いのか、何を準備すれば良いのか分からないという人も多いのではないでしょうか。 業務の空白を生まないためにも、オフィスの引っ越しは滞りなく行いたいものです。そこでこの記事では、オフィスの引っ越しに最適な日程やスケジュールについて詳しく解説します。

オフィスを移転することを決めたら、現在のオフィスを明け渡す際に「原状回復工事」を行う必要があります。原状回復工事は、「物件を借りる前の状態に戻す工事」のことです。 具体的に物件をどのような状態にして返すのかについては、賃貸借契約書を確認しながら、貸主側と工事内容や範囲などについて打ち合わせをしておくことが必要です。 基本的には、原状回復にかかる費用はすべて入居者負担になります。ただし、ビルの設備や故障などは管理会社負担になることもあるため、事前に契約書をよくチェックしましょう。

現オフィスをいつまでに解約するか

現オフィスを解約することを決めたら、移転する希望日をもとに必要となる作業や工程を整理し、大まかなスケジュールを立てることが大切です。 オフィスの引っ越しには、さまざまな工事や手続きが必要となります。必要期間を概算して、現オフィスを解約するタイミングを見極めましょう。オフィスを解約する場合は、貸主に対して解約の意思を伝える「解約予告」を事前に出す必要があるからです。 解約予告は、通常3ヶ月前～6ヶ月までに書面で提出することが一般的です。最近では、6ヶ月前に解約の意思を伝える必要があるケースが多くなっているため、早めにスケジュールを立てることが求められます。 解約予告の期間や方法は、借りている物件によっても異なります。必ず契約内容を事前に確認し、間違いがないように進めることが大切です。

新しいオフィスを探そう

新しいオフィスを探す際は、ある程度の条件を設定したうえで、インターネットや不動産屋で物件の情報を収集しましょう。めぼしい物件をいくつかピックアップしたら、さらに選択肢を絞ってから、実際に下見に行きます。 不動産会社に物件の相談をする際には、オフィスの広さや周辺環境、陽当たり、建物の設備など、希望する条件をしっかりと伝えることが大切です。とはいえ、条件をすべて満たす物件はなかなかないので、譲れない点や妥協できる点を事前に考えておくことでスムーズに交渉が進みます。 物件の下見が終わったら、それぞれの物件のメリットやデメリットを確認していきましょう。たとえば、「あの物件の広さは十分だけど、交通の便が悪い」など、分かりやすく箇条書きにしていくことがおすすめです。ポイントを絞って比較することで、「優先するべきところはどこか」「妥協できるところは何か」が明確になり、最適な判断ができます。

オフィスを移転するまでに準備すること

オフィスの移転先が決まった後は、まず引っ越し先オフィスのレイアウトを考えましょう。レイアウトが決定したら、配置するオフィス家具やパーテーションなどの什器の購入を始めます。新しいオフィスのレイアウトは、現在のオフィスで改善したい点をもとに考えることが大切です。業務を行う際の導線を意識しながらレイアウトを考えることで、業務の効率アップが目指せます。 引っ越し先の建物によっては、構造的あるいは法的な制限があるケースも考えられますので、事前に設計のプロに確認してもらうと安心です。レイアウトの決定や家具の選定などが終わったら、電話回線工事やコピー機の移転、内装工事、データのバックアップなどを各専門業者に手配します。 移転にあたって必要な社内外への通知や挨拶状の作成も早めに行いましょう。挨拶状や送付リストの作成、印刷・発送など、直前であわてないよう、スケジュールを立てながら順次進めていきます。

オフィス移転の大まかなスケジュールは以下の通りです。移転する際の状況に合わせて確認しておきましょう。 移転6ヶ月前には、新しいオフィス物件の調査をしながら、移転先のオフィスを選んでいきます。あわせて、契約書をもとに現在のオフィスの解約や原状回復工事の内容をチェックします。 移転5ヶ月前には、現在のオフィスにおける原状回復工事の見積もり依頼を行いましょう。 移転4ヶ月前には、移転スケジュールを決定し、引っ越し先の物件契約や、新しいオフィスのレイアウトの基本設計、必要な家具の購入などを行います。 移転2ヶ月前は、電話回線の移設やコピー機の移転手配、移転にともなう挨拶状・社内印刷物を作成しましょう。 移転１ヶ月前には、新しい物件の引き渡しや内装工事を開始します。家具や什器の搬入、空調工事、設備のリース会社への連絡も必要です。また、入館に必要な社員証の発行や、社員の通勤定期の買い替えにともなう手続きも状況に応じて行います。 その他、取引先への連絡や関係官庁への必要書類の提出なども忘れないようにしましょう。移転後は、旧オフィスの原状回復工事や引き渡し、移転の際に出た廃棄物の処理などを行います。 以上が移転までの大まかなスケジュールです。このように、オフィスの引っ越しを進めるためには、多くの時間や労力が必要です。計画的に進められるように、しっかりと移転までのスケジュールを把握しておきましょう。

移転後にはさまざまな行政手続きが必要

本社を移転する場合は、法務局で本店の移転登記の申請書を提出します。手続きは1週間程度で完了しますので、移転2週間後までに手続きしましょう。 移転先によって必要な書類や登録免許税の金額が異なるため、移転前の法務局担当部署へ確認をしておくと安心です。 また、オフィスを移転した場合、移転前および移転後のオフィスを管轄する税務署に「異動届出書」をそれぞれ提出しなければなりません。税務署への提出書類は、国税庁のホームページからダウンロードできます。必要事項を記載し、移転登記後の法人登記簿謄本を添えて提出します。あわせて、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」なども必要になるので、管轄する税務署に確認しておきましょう。 移転後には、管轄の公共職業安定所にて「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。オフィスを移転してから10日後までに手続きを終えるようにしましょう。 また、都道府県税事務所への住所変更の報告、年金事務所への「適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」の提出、労働基準監督署への「労働保険名称、所在地等変更届」の提出も忘れないようにしてください。

電話やインターネットなどのインフラ準備は早めに

オフィスを移転した際、電話やインターネットをすぐに使えないと困るケースも少なくありません。「回線工事だけをして、契約や移転手続きをするのを忘れてしまった」ということがないように準備しておくことが大切です。 移転前に使っていた電話やインターネットを引き続き契約する場合は移転手続きをします。別のサービスを検討する場合は、現在の契約を解約したうえで、新規の申し込みをする必要があるため、手続きに時間がかかります。 いずれにしても、事前に工事のスケジュールを確認しておくことが必要です。業務に欠かせないインフラの準備は、早めに行いましょう。

オフィスの移転は、準備期間を含めると6ヶ月以上かかります。準備すべきことを把握したうえで、それぞれの作業に必要な期間や、行動するタイミングをきちんと考えておく必要があります。 とくに、オフィス移転に際して求められる行政手続きには期限があるので、漏れがないようにしっかりと確認しておくことが大切です。事前に綿密な計画とスケジュールを立てて、オフィスの引っ越しを滞りなく成功させましょう。