オフィス増床で失敗しない！方法の種類、費用、進め方を解説

 

オフィスの増床とは？移転との違いを解説

オフィスを広くするための選択肢として「増床」と「移転」がありますが、この二つは似ているようで大きく異なります。まずは、それぞれの基本的な考え方と違いを理解し、自社の状況に合った選択肢を見極めるための基礎知識を身につけましょう。

オフィスの増床の基本的な定義

オフィスの増床とは、現在のオフィスを維持しながら、追加で床面積を増やして執務スペースを拡張することです。例えば、現在 今入居しているビル内の別のフロアや空き区画を借りたり、近隣のビルに新たなスペースを確保したりする方法がこれにあたります。現在のオフィスという基盤はそのままに、必要な分だけスペースを付け足すイメージです。

オフィス移転との目的・コストの違い

一方、オフィス移転は、現在のオフィスを解約し、全く新しい場所へオフィスを丸ごと引っ越すことを指します。増床が「拡張」であるのに対し、移転は「リセットして再構築」するイメージです。目的やコストの面で大きな違いが生まれます。

項目	オフィス増床	オフィス移転
主な目的	人員増への迅速な対応 特定部門のスペース確保 議室などの機能追加	抜本的なオフィス環境の改善 企業ブランディングの向上 立地条件の見直し 大幅な規模拡大
コスト	比較的低コスト 移転に比べ初期費用を抑えやすい	高コスト 現オフィスの原状回復費 新オフィスの契約金、内装工事費 引越し費用など
期間	比較的短期間で実現可能	計画から実行まで長期にわたる

増床はコストや手間を抑えつつ、早急に解決するべき 喫緊の課題であるスペース不足を解消したい場合に適しています。対して移転は、コストをかけてでも、働き方や企業イメージを含めたオフィス環境全体を刷新したい場合に有効な選択肢となります。

【関連記事】オフィス移転の課題とは？計画から移転後までの9の壁と解決策を解説 | 居抜き物件ならつながるオフィス

オフィスを増床するメリット

オフィスの増床には、移転にはない多くのメリットが存在します。特にコスト面や業務継続性の観点から、多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。ここでは、代表的な3つのメリットを具体的に見ていきましょう。

メリット1：オフィス移転よりコストを抑えやすい

オフィスの増床の最大のメリットは、移転に比べて初期費用や関連コストを大幅に抑えられる点です。オフィスを丸ごと移転する場合、新しいオフィスの契約金や内装工事費、引越し費用、そして現在のオフィスの原状回復工事費など、多額の費用が発生します。しかし、増床であれば、これらのコストの多くを回避できるため、より少ない投資でスペース問題を解決することが可能です。

【関連記事】居抜きオフィス物件で移転コストを削減！費用相場や移転時のポイントを紹介 | 居抜き物件ならつながるオフィス

メリット2：業務への影響を最小限にできる

オフィス移転は、数日間にわたって通常業務をストップさせる必要があるなど、事業活動への影響が避けられません。一方、オフィスの増床であれば、現在のオフィスで業務を継続しながら、追加スペースの準備を進められます。工事などが必要な場合でも、影響を特定のエリアに限定できるため、業務の中断を最小限に抑え、生産性の低下を防ぐことが可能です。

メリット3：従業員の通勤環境を変えずに済む

オフィスの場所が変わらないことも、従業員にとっては大きなメリットです。移転によって通勤時間が長くなったり、通勤ルートが不便になったりすることは、従業員の負担増やモチベーション低下につながる可能性があります りかねません。増床であれば、現在の通勤環境を維持できるため、従業員の生活に影響を与えることなく、より快適な執務スペースを提供できます。

オフィスを増床するデメリット

メリットの多いオフィスの増床ですが、計画を進める上ではいくつかのデメリットも考慮する必要があります。特に、オフィスが複数の場所に分かれることで生じる課題や、物理的な制約については、事前に対策を検討しておくことが重要です。

デメリット1：コミュニケーションが取りにくくなる可能性がある

オフィスが別フロアや別ビルに分かれると、従業員同士の物理的な距離が生まれ、コミュニケーションが希薄になる可能性があります。例えば、部署間での気軽な相談がしにくくなったり、一体感が薄れたりすることが懸念されます。定期的な全社ミーティングの開催や、コミュニケーションツールの積極的活用など、物理的な距離を補う工夫が求められます。

デメリット2：一からの設計に比べてレイアウトに制約がある

オフィスの増床はあくまで既存のビル内でスペースを追加するため、ゼロからオフィスを設計する移転に比べて、レイアウトの自由度は低くなります。「理想の動線を確保できない」「柱が多くて希望のレイアウトが組めない」といった制約が発生する可能性があります。限られた条件の中で、いかに効率的で快適な空間を作り出すか、設計段階での工夫が重要になります。

デメリット2：希望のタイミングで空き区画が見つかるとは限らない

特に「内部増床」を検討している場合、同じビル内に都合よく希望の広さの空き区画が出るとは限りません。テナントの退去を待つ必要があるなど、自社の計画通りに増床を進められない可能性があります。日頃からビル管理会社と良好な関係を築き、増床の意向を伝えておくことがスムーズな実現につながります。

オフィス増床の主な3つの方法

オフィスの増床と一言でいっても、方法は一つではありません。どの方法を選択するかによって、コストや手間、その後の働き方が大きく変わってきます。ここでは、代表的な3つの増床方法について、それぞれの特徴を解説します。

増床方法	特徴	こんな企業におすすめ
内部増床	現在のビル内で空きフロアや区画を追加契約する。 最も手軽でコストを抑えやすい。	コストを最優先したい 従業員の移動負担をなくしたい 迅速にスペースを確保したい
分室増床	近隣の別ビルにオフィスを借り、拠点を増やす。 本社機能を維持しつつ拡張できる。	特定の部門を独立させたい 現ビルに空きがない 目的に合わせた物件を柔軟に選びたい
移転による増床	現オフィスを解約し、より広いオフィスへ移転する。 最も自由度が高いが、コストも最大。	レイアウトを根本から見直したい ブランディング向上も図りたい 現オフィスの立地や設備に不満がある

同一ビル内での「内部増床」

現在入居しているビルの中で、別のフロアや隣の区画を追加で借りる方法です。住所の変更が不要で、従業員の通勤にも影響がないため、最も手軽でスムーズに進められる増床方法と言えます。ビルオーナーとの交渉も比較的進めやすく、コストを抑えたい場合に最適な選択肢です。ただし、ビル内に空きがなければ実現できないという制約があります。

近隣ビルに拠点を増やす「分室増床」

現在のオフィスはそのままに、近隣の別のビルに新たなスペースを確保する方法です。例えば、特定の部門だけを分室に移すといった運用が可能になります。現ビルに空きがない場合や、本社とは異なる機能を持つ拠点を作りたい場合に適しています。ただし、オフィスが物理的に二つに分かれるため、拠点間のコミュニケーションをどう維持するかが課題となります。

全面的に新しい場所へ移る「移転による増床」

厳密には「移転」ですが、オフィスを広くするという目的においては増床の一つの選択肢として捉えられます。現状のオフィスを解約し、より広い物件へ完全に移る方法です。レイアウトや立地、設備などをゼロから見直せるため、最も自由度の高い選択肢です。企業の成長戦略やブランディングに合わせてオフィス環境を刷新したい場合に最適ですが、費用と手間が最も大きくなります。

【関連記事】オフィス移転で使える補助金・助成金一覧！申請の流れや注意点を解説 | 居抜き物件ならつながるオフィス

オフィスの増床を成功させるための5ステップ

オフィスの増床を成功に導くためには、計画的なアプローチが不可欠です。思いつきで進めてしまうと、後から「こんなはずではなかった」という事態になりかねません。ここでは、増床をスムーズに進めるための基本的な5つの手順を解説します。

ステップ1：増床の目的を明確にする

まず最初に、「なぜ増床が必要なのか」という目的を具体的に言語化します。「従業員が増えたため執務スペースが足りない」「Web会議用の個室ブースを設置したい」「リフレッシュスペースを設けて従業員満足度を上げたい」など、目的が明確であればあるほど、その後の判断に一貫性が生まれます。3年後、5年後の事業計画も見据え、必要な広さや機能を洗い出しましょう。

ステップ2：プロジェクトチームを立ち上げる

オフィスの増床は、総務部だけで完結するタスクではありません。経営層、人事部、情報システム部、そして実際に働く現場の従業員の代表など、関係部署を横断したプロジェクトチームを組成することが成功の鍵です。多角的な視点から計画を検討することで、全社的な納得感のあるオフィスづくりが可能になります。

ステップ3：増床方法と物件を選定する

明確になった目的と予算に基づき、前述した「内部増床」「分室増床」「移転による増床」の中から最適な方法を選択します。内部増床の場合はビル管理会社へ交渉を、分室増床や移転の場合は不動産仲介会社へ相談を開始します。立地や広さ、賃料だけでなく、ビルの設備や管理体制など、多角的に物件を評価しましょう。

ステップ4：オフィスレイアウトを設計する

確保したスペースのレイアウトを具体的に設計していきます。ここでも「増床の目的」に立ち返り、業務効率やコミュニケーションの活性化につながる動線、必要な機能（会議室、集中スペースなど）の配置を検討します。消防法などの法規制も関わってくるため、専門の内装設計会社と協力して進めるのが一般的です。

【関連記事】オフィスの通路幅、法律基準と推奨寸法を解説！働きやすい環境作りのポイント | 居抜き物件ならつながるオフィス

ステップ5：各種業者を手配し実行する

レイアウト設計と並行して、内装工事業者、引越し業者、電話・ネットワーク工事業者、オフィス家具メーカーなど、必要な業者を選定し、手配を進めます。各業者の作業スケジュールを調整し、全体の工程管理をしっかりと行うことが、計画通りの増床を実現するために不可欠です。

オフィスの増床にかかる費用の内訳

オフィスの増床の予算を計画する際には、どのような費用が発生するのかを正確に把握しておきましょう。費用は大きく分けて「物件取得」「内装・インフラ」「オフィス家具」の3つに関連するものがあります。

費用分類	主な費用項目	費用の目安（坪単価）
物件取得関連	敷金・保証金 礼金 仲介手数料 前払賃料	賃料の6～12ヶ月分程度
内装・インフラ関連	設計デザイン費 内装工事費 電気・通信工事費	10万円～30万円/坪
オフィス家具関連	デスク キャビネット 会議テーブルなどの購入費	従業員1人あたり5万円～30万円

上記の費用はあくまで一般的な目安であり、物件のグレードや工事の内容によって大きく変動します。

物件取得に関連する費用

新たに追加でスペースを借りる際には、賃料だけでなく、契約時にまとまった初期費用が必要になります。具体的には、敷金や保証金、貸主への礼金、不動産仲介会社へ支払う仲介手数料などが挙げられます。一般的に、賃料の数ヶ月分から1年分程度の費用がかかることを見込んでおくと良いでしょう。

内装工事・インフラ整備の費用

借りたスペースをオフィスとして機能させるための工事費用です。壁や床、天井などの内装仕上げに加え、照明器具の設置やコンセントの増設といった電気工事、LAN配線などの通信インフラ工事が含まれます。レイアウトの設計を専門家に依頼する場合は、別途デザイン費も発生します。

【関連記事】【最新版】オフィス内装の費用相場は？坪単価や内訳、コストを抑える方法を解説 | 居抜き物件ならつながるオフィス

オフィス家具の購入費用

増床したスペースで働く従業員のためのデスク、書類を収納するキャビネット、会議室のテーブルや椅子など、新たに必要となるオフィス家具の購入費用です。選ぶ家具のグレードによって費用は大きく変動しますが、従業員が快適に働けるよう、品質にも配慮して選定しましょう。

オフィスの増床で後悔しないための注意点

オフィスの増床は大きな投資です。計画を滞りなく進め、投資効果を最大化するためには、いくつか押さえておくべき注意点があります。最後に、後悔しないための3つの重要なポイントを確認しましょう。

将来の事業計画との整合性を確認する

目先のスペース不足を解消するだけでなく、3年後、5年後の会社の姿を見据えた計画を立てましょう。例えば、近い将来に大幅な人員増が計画されている場合、小規模な増床ではすぐに対応しきれなくなる可能性があります。長期的な視点を持ち、将来の拡張性や柔軟性も考慮して増床計画を立てましょう。

消防法などの法規制を遵守する

オフィスのレイアウトや内装工事を行う際には、建築基準法や消防法といった法律を遵守する必要があります。例えば、避難経路の確保やスプリンクラー、火災報知器の設置基準などが定められています。法規制を無視して工事を進めると、後から是正勧告を受け、追加の工事費用や手間が発生する可能性があります。必ず専門家と相談しながら、法規制をクリアした安全なオフィス環境を構築してください。

従業員の意見を取り入れる

オフィス環境を改善し、生産性を向上させるためには、実際にその場所で働く従業員の意見を取り入れることが不可欠です。アンケートやヒアリングを実施し、「会議室が足りない」「集中できるスペースが欲しい」といった現場のニーズを吸い上げ、レイアウト設計に反映させましょう。従業員が「自分たちのためのオフィスだ」と感じることで、満足度やエンゲージメントの向上にもつながります。

まとめ

オフィスの増床は、企業の成長段階において避けては通れない重要な経営課題です。移転に比べてコストや業務への影響を抑えながら、スペース不足という喫緊の課題を解決できる有効な手段です。

成功の鍵は、増床の目的を明確にし、長期的な視点で計画を立て、関係者を巻き込みながら丁寧に進めることにあります。本記事で解説したメリット・デメリット、方法の種類、そして具体的な手順を参考に、ぜひ貴社にとって最適なオフィス環境の実現を目指してください。