会社デスク周りをスッキリ整えるコツは？仕事効率が上がる整理術を紹介！

デスク周りが散らかる3つの主な原因

デスク周りを整理したいと思いながらも、なかなかきれいな状態が続かないという悩みを持つ方は少なくありません。効果的な対策を講じるためには、まずはなぜデスク周りが散らかるのか、その根本的な原因を理解することが大切です。ここでは、デスク周りが散らかる3つの主な原因を解説します。

必要以上の物が多すぎる

デスク周りが散らかる最も一般的な原因は、必要以上の物を置いていることです。日々の業務で使う文房具、溜まった書類、参考資料、個人的な小物など、気がつけばデスクの上や引き出しにはさまざまなものが増えて物でコチャゴチャに。
特に「いつか使うかもしれない」という心理から、実際には使わないものまで保管してしまう傾向があります。

物の定位置が決まっていない

デスク周りが散らかる2つ目の原因は、物の定位置が決まっていないことです。使ったものをその場に置きっぱなしにしたり、適当な場所に戻したりすると、どこに何があるのか把握できなくなります。

整理整頓の習慣が身についていない

3つ目の原因は、整理整頓の習慣が身についていないことです。仕事に追われる日々のなかで、「後で片付けよう」と思っているうちに、気がつけばデスクは物であふれてしまいます。
特に忙しい時期は、整理整頓の優先順位が下がりがちです。しかし、実は忙しい時こそ整理整頓の習慣が重要です。なぜなら、デスクが散らかっていると物を探す時間が増え、さらに時間に追われる悪循環に陥るからです。
また、1日の終わりにデスクを整理する習慣がないと、翌日も散らかった状態からスタートすることになり、次第に片付ける意欲も低下していきます。整理整頓は一度だけ行うものではなく、日々の習慣として定着させることが重要なのです。

会社デスク周りを効率的に整理する4つの基本ステップ

デスク周りの整理整頓は、特別な才能や高価なグッズがなくても、基本的なステップを押さえることで大きく改善できます。ここでは、会社のデスク周りを効率的に整理するための4つの基本ステップを紹介します。これらのステップを順番に実践していくことで、デスク環境を最適化していきましょう。

ステップ1：不要なものを思い切って処分する

整理整頓の第一歩は、まず不要なものを減らすことです。デスク周りの物を全て取り出し、一つひとつ「本当に必要かどうか」を判断していきましょう。
判断基準としては、「過去6か月間に使ったことがあるか」というシンプルな質問が役立ちます。
文房具についても同様です。複数ある同じ種類のペンや、インクが出なくなったマーカー、使いにくいハサミなど、実際には使わないものは勇気を持って処分しましょう。
不要な書類は機密情報に注意しながらシュレッダーにかけ、使わない文房具は社内で必要な人に譲るなど、環境にも配慮した処分方法を選びましょう。

ステップ2：使用頻度で配置を決める

物の定位置を決める際に重要なのが、使用頻度に応じた配置です。これは単に「よく使うものを近くに」というだけではなく、業務の流れを考慮した戦略的な配置を意味します。デスク周りのスペースは、次のように区分けして考えると効率的です。

• プライマリーゾーン：手を伸ばせばすぐ届く範囲。最も頻繁に使うもの（ペン、メモ帳、スマホなど）を置きます。
• セカンダリーゾーン：少し手を伸ばせば届く範囲。日常的に使うが常時ではないもの（ホッチキス、電卓、ファイルなど）を置きます。
• リファレンスゾーン：立ち上がれば届く範囲。たまに参照する資料や不定期に使用する物品を置きます。

この区分けに従って物を配置することで、作業の流れがスムーズになり、無駄な動きを減らすことができます。

ステップ3：縦の空間を有効活用する

デスクの整理で見落としがちなのが「縦の空間」の活用です。平面的なデスク上のスペースだけでなく、縦方向のスペースも使うことで、限られたデスク周りを最大限に活用できます。
特にモニターアームを使用すると、モニターを浮かせることでその下のスペースが生まれ、キーボードやマウスを収納するスペースとして活用できます。また、モニターの位置や角度も自由に調整できるため、作業効率と快適さの両方を向上させることが可能です。

ステップ4：終業時の整理を習慣化する

デスク周りの整理整頓を長続きさせるための最も重要なポイントは、毎日の終業時に整理する習慣を身につけることです。どんなに効率的に整理しても、日々のメンテナンスがなければすぐに元の散らかった状態に逆戻りしてしまいます。
終業時の整理整頓は、“使った文房具を定位置に戻す”といった簡単なルーティンを設定すると継続しやすくなります。

場所別のデスク周りの整理術

デスク周りの整理は、場所ごとに適した方法を知っておくとより効果的です。ここでは、デスクの上、引き出しの中、デスク周辺スペース、そして書類とケーブル類という、特に重要な5つの場所に焦点を当て、それぞれの整理術を解説します。

デスクの上をスッキリ保つコツ

デスクの上は最も目につく部分であり、作業効率に直結する重要なスペースです。このスペースを効率的に保つための基本的なルールは「必要最小限のものだけを置く」ということです。
ここで注意したいのは「現在作業中」という点です。将来の作業のためにデスク上に書類を広げておくのではなく、今取り組んでいる作業に必要なもののみを出しておくようにします。

引き出しの中を効率的に整理する方法

デスクの引き出しは見えない場所だからこそ散らかりやすいものですが、上段にはよく使う文房具やメモ、中段には週に数回使う書類や小型事務用品、下段には大きめの書類や不定期に使う物を収めるなど段ごとに役割を決め、仕切りトレーで小物を区分けすることで使いやすさが向上します。
書類は立てて収納すると一目で探せ、ファイルボックスやブックエンドを使えば倒れません。さらに3ヶ月に一度すべて取り出して不要品を処分すれば、引き出しが物であふれるのを防げます。

デスクの周辺スペースを有効活用する方法

デスク周辺の足元や側面は見落としがちですが、ラックやキャスター付きボックスを足元に置けば、大きな備品をすっきり収納できます。サイドワゴンで書類も整理でき、壁面のフックや棚にバッグや参考書を掛ければ、デスク上を広く保てます。バッグハンガーやドリンクホルダーを側面に付ければ、床を汚さず快適な作業環境が整います。さらに、パーティションに取り付けるポケットに小物をまとめれば、必要な時にすぐ取り出せて作業効率も向上します。

書類を効率良く整理するファイリング術

書類を迷わず取り出すには、プロジェクト別や時系列などで一貫して分類し、クリアファイル・バインダー・ファイルボックスを使い分けます。処理待ち・参照用・保管用に仕分けて処理待ちは目に付く場所へ置き、3ヶ月ごとに不要書類を破棄します。
必要なものはスキャンしてPDF化すると検索性と省スペース性が高まり、社内規定を守りながら管理できます。分類ルールは一度決めたら変えないことが、紛失や探索の手間を減らす最大のコツです。

ケーブル類をスマートに収納する技

PCやスマートフォン、ヘッドセットなど周辺機器が増えるほどケーブルは絡まりやすく、見た目の乱雑さだけでなく機器の落下や配線トラブルの原因にもなります。まず不要なケーブルを撤去し、必要なものも適切な長さに交換するかオーガナイザーでまとめましょう。ケーブルボックスで電源タップを隠し、クリップ・タイ・スパイラルチューブでルートを整理してデスク裏に沿わせれば作業空間がすっきりします。さらに端子にラベルを貼って色分けすれば、誤接続を防ぎ必要なケーブルを瞬時に見つけられます。

仕事が捗るオフィスデスク整理のアイデア集！実践的な方法を紹介！

デスク周りの整理整頓を長続きさせるコツ

デスク周りを一度きれいに整理したとしても、日々の業務が忙しくなると、次第に元の散らかった状態に戻ってしまうことがよくあります。ここでは、デスク周りの整理整頓を長く続けるためのコツを紹介します。

5分ルールを設ける

「5分でできる整理整頓は、その場でやる」というルールを設けましょう。書類をファイリングする、使った文房具を元の場所に戻す、不要な付箋を捨てるなど、ちょっとした整理は先延ばしにせず、その場で行うことが大切です。5分という短い時間設定にすることで、心理的なハードルを下げつつ、少しずつ整理の習慣を身につけられます。

 週末の15分整理タイムを習慣化する

週に一度、例えば金曜日の終業前などに15分程度の時間を設けて、デスク周りの総点検を行いましょう。一週間で溜まった書類の整理や、定位置から外れてしまった物を元の場所に戻す、引き出しの中を整理するなど、全体的な見直しを行います。こうした定期的なメンテナンスは、乱れを大きくする前に修正できるため効果的です。

「ワンイン・ワンアウト」の原則を守る

新しいものを追加するときは、同じカテゴリのものを一つ処分するという「ワンイン・ワンアウト」の原則がおススメ。例えば、新しいペンを購入したら古いペンを一本処分する、新しいファイルを追加したら不要になったファイルを一つ廃棄するなどです。これにより、物の総量が増えていくのを防ぎ、スペースを一定に保つことができます。

定期的な「断捨離デー」を設ける

3ヶ月に一度など、長めのスパンで「断捨離デー」を設け、本当に必要なものかどうかをゼロベースで見直す機会を作ると良いでしょう.
半年以上使っていないもの、役目を終えた書類、複数ある同じようなアイテムなどを思い切って処分します。季節の変わり目など、区切りの良いタイミングで実施すると習慣化しやすくなります。

新しいアイテムは慎重に検討する

新しい文房具や収納グッズを購入する前に、本当に必要かどうかをよく考えましょう。「これがあれば整理整頓がはかどる」と思って購入したものが、かえって物を増やす原因になることもあります。新しいものを導入する際は、上記の「ワンイン・ワンアウト」の原則を守りながら検討することが大切です。
これらのコツを実践することで、一時的ではなく持続可能な形でデスク周りの整理整頓を続けることができます。自分のワークスタイルに合った方法を見つけ、無理なく続けられる習慣を作りましょう。

まとめ

会社のデスク周りを整理整頓することは、単に見た目をきれいにするだけでなく、業務効率の向上や集中力アップ、ストレス軽減など多くのメリットをもたらします。
整理整頓された快適なデスク環境は、仕事の質を高め、毎日の業務をより充実したものにしてくれます。今日から一歩ずつ、自分のデスク周りの改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。