オフィス移転でよくある9つの理由とは？成功させるポイントも紹介！

オフィス移転をするなら理由を明確にしよう

現オフィスの問題を解決するために移転をするのであれば、まずは移転の理由と目的を明確にすることが大切です。理由と目的を明確にしないまま移転を進めてしまうと、新しいオフィスを選ぶ際の方針が曖昧になり、移転後も問題を解決できない可能性があります。
たとえば、オフィスが手狭になったために移転を決意したにも関わらず、賃料や立地を重視するあまり、十分なオフィス面積を確保できないというケースが考えられます。問題を解決できなければ、再びオフィス移転を検討することになり、余計なコストや労力も発生しかねません。
理由と目的によって、移転先のオフィスに求める条件は変わってきます。目的達成を最優先事項として希望条件の優先順位をつけながら、自社にとって最適なオフィスを選びましょう。

企業がオフィス移転をする主な理由9選

企業はどのような理由でオフィス移転を決断するのでしょうか。ここでは、企業がオフィス移転をする主な理由を9つ紹介します。

従業員の増加で手狭になったため

従業員の増加によって手狭になり、スペース確保のために広いオフィスへと移転する企業は多いです。このケースは業績が好調な企業に多く、現在の従業員数に応じて移転する場合もあれば、将来的な事業拡大や従業員増強を見越してオフィス面積の大きい物件に移転する場合もあります。

生産性向上のため

従業員の生産性やモチベーション向上を目的として、オフィス移転を実施する企業も少なくありません。一人あたりの作業スペースが狭い、会議室が足りないといった問題は生産性の低下につながります。これらの問題を解消する手段として、レイアウト変更を伴うオフィス移転は有効です。たとえば、業務フローに合ったレイアウトに変更したり、従業員内のコミュニケーションを円滑にするためのカフェミーティングスペースを設けたりすることで、生産性向上が期待できます。リフレッシュルームや個人用の集中ブースを設ければ、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。

職場環境改善のため

空調問題や日当たり問題、音漏れ問題といった職場環境は、従業員の働きやすさを大きく左右します。さまざまな職場環境の問題解決と改善に取り組むために、オフィス移転を実施するケースもあります。たとえば、ビル全体で空調を管理する「セントラル空調方式」の場合、空調温度や稼働時間を企業側で決めることができないケースが多いです。空調が原因で業務の効率が下がっているのであれば、テナント単位や部屋単位で空調を管理できる「個別空調方式」のオフィスに移転するのが有効です。また、日当たりの良い立地に移転する、防音設備のあるオフィスへ移転するというように、問題解決につながる物件に移転することで職場環境が改善され、業務効率化が期待できるでしょう。

ブランディングのため

業種によっては企業の所在地がブランド的な価値を発揮するため、ブランディングのためにオフィス移転を実施する企業も多いです。たとえば、IT企業は六本木・渋谷に多く、アパレル系企業は青山・表参道に集中しています。同業種の企業が集まるエリアにオフィスを移転すれば、自社のブランド化につなげられるでしょう。大企業が集まるエリアにオフィスを構えていることで、社会的信用も高くなりやすく、同業他社との情報交換や交流がしやすいというメリットもあります。

優秀な人材確保のため

求職者へのアピール材料として、魅力的なオフィス環境を整備するためにオフィス移転を実施する企業もあります。就職活動において、働きやすさを重視する求職者は多いです。オフィスを移転して、立地の良さやフロアのきれいさ、オフィス食堂やオフィスカフェといった福利厚生の手厚さなどをアピールすれば、優秀な人材を確保できる可能性が高まります。

多様な働き方に対応するため

テレワークやフリーアドレスなど多様な働き方に対応するために、オフィス移転を実施する企業も少なくありません。テレワークを導入している場合は従業員の出社率が下がるので、全員分の固定席を設ける必要がなく、小規模なオフィスへ移転することで余剰スペースを削減できます。また、固定席からフリーアドレスへ変更するために、オフィス規模を縮小するケースもあります。

オフィスの集約・分散のため

近隣エリアで展開している企業の場合、複数のオフィスを集約するために、広いオフィスへ移転するケースもあります。オフィスを集約することで、部署間の交流促進や迅速な情報共有が可能です。一方、災害やトラブル発生によるオフィス全体の機能停止のリスクに備える目的で、オフィスを分散させるケースもあります。オフィスを分散してBCP対策（事業継続計画）に取り組めば、災害時でも事業を継続させ、復旧を目指すことが可能です。

コスト削減のため

業績悪化や業態転換などが理由で、コスト削減のためにオフィス移転を実施する企業も多いです。オフィス運営にかかる固定費のうち、大きな割合を占めるのが賃料です。今より賃料が安いオフィスに移転すれば、大きなコスト削減につながります。オフィス規模を縮小することで、光熱費の削減も期待できます。

賃料の値上げ交渉に不満があるため

オフィス移転を決断するきっかけになりやすいのが、賃料の値上げ交渉です。物価高騰などを理由に、オフィス契約更新のタイミングで貸主から値上げ交渉をされるケースがあります。これまでの賃料であれば問題なく支払いができた企業であっても、賃料が上がれば毎月の負担は大きくなるため、収益を圧迫するおそれがあります。こうした賃料の値上げ交渉への不満から、移転を実施する企業も多いです。

オフィス移転の流れ

オフィス移転をスムーズに進めるには、移転完了までのスケジュール計画が欠かせません。中規模オフィスを想定した移転の流れを見ていきましょう。

【6ヶ月前までのスケジュール】
・移転目的の明確化
・オフィス移転プロジェクトの立ち上げ
・オフィス移転サービスの選定
・物件探し、ご契約
・現オフィスの解約通知

【4ヶ月前までのスケジュール】
・内装工事業者との打ち合わせ
・新オフィスの内装設計
・工事やインフラ設備、オフィス家具の手配

【2ヶ月前までのスケジュール】
・従業員や取引先への周知
・各機関への手続き準備

【1ヶ月前～当日までのスケジュール】
・内装の最終調整
・引っ越し業者との最終調整
・オフィス家具の搬入
・旧オフィスの引き渡し

【移転後のスケジュール】
・各機関への書類提出
・従業員へのフォローアップ

このように、オフィス移転は移転前・移転当日・移転後においてさまざまな業務や手続きが発生します。移転完了までには多大な時間とコストがかかるため、早期から移転準備を進めて余裕のあるスケジュール設計をしましょう。
オフィス移転においてコスト削減や時間短縮を重視したい場合、「居抜きオフィス物件」を活用するのもおすすめです。居抜きオフィス物件は、前のテナントが残した内装やオフィス家具をそのまま引き継いで入居するタイプの物件です。移転コストの削減や内装工事期間の短縮が可能なので、迅速に業務を開始することができます。選択肢の一つとして、ぜひ検討してみてください。

オフィス移転を成功させるポイント

オフィス移転で失敗しないためには、移転理由・目的を明確にすること以外にも押さえておくべきポイントがあります。以下の3つのポイントを意識して、オフィス移転を成功へと導きましょう。

物件の希望条件を明確にする

オフィス移転では、移転理由・目的を明確にするとともに、移転目的に沿った物件探しも重要です。立地やオフィス面積、レイアウト、コンセプト、内装、設備、予算など、目的達成に必要な条件を明確にしたうえで物件を探すことが移転成功のカギとなります。また、経営層だけで決めるのではなく、現場で働く従業員の意見を取り入れることも大切です。現場の声を反映させることで、よりニーズに合ったオフィス要件を検討しやすくなります。

移転後は継続的に効果測定を行う

オフィスを移転して終わりではなく、移転後も継続的に効果測定を行うことが大切です。移転目的が生産性の向上であれば、インタビューやアンケートを定期的に実施して従業員の意見を収集する方法が有効です。従業員が今のオフィス環境に満足しているか、不満に感じている部分はあるかなどを把握することで、移転の効果と改善点を確認できます。必要に応じてレイアウトの調整や設備の追加・変更を行うなどして、より良いオフィスづくりを目指していきましょう。

オフィス移転の際に物件の紹介から内装デザインまで一気通貫の業者を利用する

オフィス移転をスムーズに進めるには、オフィス移転の実績がある業者のサポートが欠かせません。中でも、オフィス移転で物件の紹介から内装デザインまで自社で一気通貫で実施してくれる業者を利用することで、物件紹介やレイアウトデザインなども含め、移転の計画から実施までをサポートしてもらえます。サポートが充実している業者を選べば、担当者の負担も大幅に軽減されるでしょう。

まとめ

現オフィスで抱えている問題は、オフィス移転によって解決できる場合があります。オフィス移転は気軽にできるものではありませんが、職場環境の改善や従業員のモチベーション向上につなげられるなどメリットも大きいです。本記事で紹介したポイントを意識して、自社の目的に合ったオフィス物件への移転を成功させましょう。なお、移転にかかる時間やコストを削減するなら、居抜きオフィス物件への移転もおすすめです。

つながるオフィスは、オフィス移転のサポート実績が豊富です。中でも居抜きオフィス物件の掲載数は首都圏を中心に全国1,000件を超えており、新しいオフィス移転の選択肢をご提案しております。物件紹介からデザインまで一気通貫でご支援により、オフィス移転にかかるコストや手間の削減をお手伝いします。お気軽にお問い合わせください。

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